В современном бизнесе правильная организация рабочего времени и учет трудозатрат являются основными факторами в управлении человеческими ресурсами. Система «1С: Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП)» предлагает разнообразные инструменты для создания гибких графиков работы, что позволяет адаптировать их под специфические нужды бизнеса. В этой статье мы рассмотрим создание сменных и вахтовых графиков работы, а также обсудим, как все это влияет на начисление заработной платы.
Графики работы настраиваются в разделе программы «Настройка → Графики работы сотрудников». В данном разделе создаются все виды графиков (пятидневные графики; сменные графики; графики суммированного учета и др.).
Сменные графики.
Сменные графики работы относятся к наиболее востребованным функциям в «1С: ЗУП». Они используются в ресторанах, фитнес-клубах, охране, медицине, производстве и других организациях, где сотрудники работают посменно. Корректная настройка графиков влияет на:
- Учет нормы рабочего времени;
- Переработки и сверхурочные;
- Вечерние и ночные доплаты;
- Расчет отпускных и больничных;
- Формирование табеля учета рабочего времени.
Особенности настройки сменных графиков:
- Включение вечерних и ночных часов.
Начисление повышенной оплаты за вечерние часы не является обязательным и устанавливается внутренними локальными актами. Однако дополнительная оплата за ночные часы регулируется законодательством и составляет как минимум 20%. Обычно вечерние часы определяются с 18:00 до 22:00, а ночные — с 22:00 до 06:00. Если вечерние и ночные часы не будут учтены:
- Программа не начислит доплату;
- Программа не сможет корректно определить виды времени;
- Табель будет заполнен некорректно;
- Программа неправильно рассчитает переработки;
- Расчет заработной платы будет не верный.
- Использование суммированного учета рабочего времени необходимо, так как сотрудники не работают по стандартной восьмичасовой смене. В одном месяце может возникнуть переработка, а в другом — недоработка. Без этой настройки программа:
- Неверно определяет норму;
- Неправильно рассчитывает переработки.
- Включение функционала учета вечерних и ночных часов, а также переработок осуществляется в разделе «Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний». На вкладке «Почасовая оплата» необходимо активировать следующие флажки:
- Применение почасовой оплаты
- Ночные часы
- Вечерние часы
- Переработки при суммированном учете времени
Пример настройки сменного графика (2/2).
Условие для ввода графика:
- 2 дня рабочие;
- 2 дня выходные;
- Смена с 08:00 до 20:00
- Работа в вечерние часы дополнительно не оплачивается.
При настройке данного графика не требуется делить время, так как все рабочие часы оплачиваются без учета вечернего времени.
Пошаговая настройка:
- Указать название;
- По гиперссылке «Изменить свойства графика»;
- Установить флажки:
- По циклам производственной длины;
- Суммированный учет рабочего времени;
- Выбрать вариант, по которому определять норму времени при подсчете переработок:
- По производственному календарю;
- По данным этого графика;
- По данным другого графика.
- Явка;
- Настроить цикл:
- Цикл — 4 дня:
- 2 рабочих дня;
- 2 выходных.
- Заполнить виды времени:
- Явка —12.
Графики необходимо настроить для каждой смены, чтобы корректно рассчитать заработную плату. Для второй смены рабочие дни будут третий и четвертый день цикла, а первый и второй – выходные.
Табель рабочего времени для графика 1 смена.
Табель рабочего времени для графика 2 смена.
Пример настройки сменного графика (сутки через трое):
Условие для ввода графика:
- 1 сутки рабочие;
- 3 суток выходные;
- Смена с 08:00 до 08:00 следующего дня.
Согласно трудовому договору, предусмотрена доплата за работу в вечернее время в размере 10%, а за работу в ночные часы — 20%.
Пошаговая настройка:
- Указать название;
- По гиперссылке «Изменить свойства графика».
- Установить флажки:
- По циклам производственной длины;
- Суммированный учет рабочего времени;
- Выбрать вариант, по которому определять норму времени при подсчете переработок:
- По производственному календарю;
- По данным этого графика;
- По данным другого графика.
- Явка;
- Ночные часы;
- Вечерние часы.
- Настроить цикл:
- Цикл — 4 дня:
- 1 рабочий день;
- 3 выходных.
- Заполнить виды времени:
- Явка —12;
- Дневные — 12 часов;
- Вечерние — 4 часа;
- Ночные — 8 часов.
Графики работы должны быть составлены для каждой смены. Время работы по дням цикла будет изменяться: например, если первая смена работает в первый день цикла, а со второго по четвертый день отдыхает, то для второй смены первый день цикла будет выходным, второй — рабочим, а третий и четвертый — выходными. Подобное смещение необходимо учитывать для каждой смены как показано в таблице
|
День цикла |
1 смена | 2 смена | 3 смена | 4 смена | ||||||||
| Я | Н | ВЧ | Я | Н | ВЧ | Я | Н | ВЧ | Я | Н | ВЧ | |
|
1 |
10 |
2 |
4 |
2 | 6 | |||||||
|
2 |
2 |
6 |
10
|
2 | 4 | |||||||
|
3 |
2 | 6 | 10 | 2 | 4 | |||||||
|
4 |
2 | 6 | 10 | 2 | 4 | |||||||
Важно:
Если не разделить часы по видам времени и дням цикла, программа не сможет корректно начислить:
- Ночные доплаты;
- Вечерние доплаты;
- Сверхурочные;
- Корректно заполнить график.
Расчет заработной платы при сменном графике.
При окладной системе программа сравнивает:
- Норму часов;
- Фактически отработанное время.
Пример:
Оклад — 80 000 ₽.
Норма — 192 часа.
Фактически — 216 часов.
Переработка составит:
24 часа.
Часовая ставка:
80 000 / 192 = 416,67 ₽.
Пример расчета ночной доплаты:
416,67 × 72 × 20% = 6 000,05 ₽.
Пример расчета вечерней доплаты:
416,67 × 36 × 10% = 1 500,01 ₽.
При суммированном учете программа автоматически:
- Определяет переработки;
- Рассчитывает сверхурочные
Для сменных графиков рекомендуется учет переработок вести по следующим периодам:
- График 2/2 — месяц или квартал;
- График 1/3 — квартал, полугодие или год.
Это имеет значение, потому что в одном месяце может быть переработка, в другом — недоработка. Но за длительный период учета часы уравновешиваются.
Типовые ошибки при настройке:
Ошибка 1. Не включены вечерние часы и ночные часы.
Последствие: отсутствуют доплаты.
Ошибка 2. Не включен суммированный учет.
Последствие: неправильная норма времени.
Ошибка 3. Не разделены виды времени.
Последствие: ошибки в расчете ночных и сверхурочных.
Ошибка 4. График не заполнен на год.
Последствие: ошибки табеля и начислений.
Вывод
Сменные графики требуют максимально точной настройки в «1С: ЗУП». Корректно настроенный график работы оптимизирует рабочие процессы, помогает правильно начислять заработную плату.