Как провести инвентаризацию в 1С ERP 2.5
Инвентаризация — это не просто формальность и не «галочка» для проверяющих. Это реальный способ понять, что происходит на складе: где товар потерялся, где его оказалось больше, чем должно, а где качество уже не то. В 1С:ЕРП 2.5 этот процесс выстроен довольно просто, но требует понимания нескольких ключевых моментов. Разберем по шагам, как все сделать правильно и без лишней головной боли.
Зачем вообще нужна инвентаризация? Все просто: данные в системе и реальность на полках склада или магазина часто расходятся. Кто-то ошибся при приемке, кто-то пересортировал, кто-то повредил упаковку. Исправлять старые документы задним числом это плохая идея. Лучше провести нормальный пересчет и отразить результаты через специальные документы. Так и учет остается чистым, и ответственность понятна.
В ЕРП 2.5 предусмотрены разные сценарии: можно работать со статусами, можно без них, можно на адресном складе с ячейками, можно на обычном. Есть ордерная схема и обычная. Выбор зависит от того, как у вас настроен склад.
Прежде чем демонстрировать как работает процесс пересчета выполним настройки.
Настройка инвентаризации в 1С ЕРП 2.5
По умолчанию, в программе 1С ЕРП 2.5 можно проводить инвентаризацию склада без каких-либо настроек. Но есть некоторые функциональные опции, которые влияют на процессы проведения инвентаризации. Например:
- Статусы пересчета товаров – статусы используются для контроля текущего состояния проведения инвентаризации, также, статусы обязательно используются, когда в программе активирован ордерный документооборот.
- Печатать цены – данный параметр находится в самой карточке склада, в нем указывается источник заполнения цен в печатной форме ИНВ-3, ИНВ -19.
- Периодическая инвентаризация ячейки – в складской ячейке есть возможность настроить автоматическое создание заданий на проведение инвентаризаций товаров в ячейке.
Как провести инвентаризацию в 1С ЕРП 2.5
Чтобы провести инвентаризацию, нужно создать для этого задание. Заданием (распоряжением) для пересчета является документ Пересчет товаров. Из документа можно распечатать бланк задания с товарами, которые планируется пересчитать. Если используется ТСД, то задание отправляется в него. Для создания нового задания нужно открыть список пересчетом и щелкнуть по соответствующей команде.
На первой закладке можно поставить флажок, который покажет в документе количество ТМЦ по учету.
На второй закладке можно отфильтровать номенклатуру по характеристикам, группам, ячейкам, есть в наличии и другим реквизитам и параметрам. Кроме этого, товары можно заполнить и вручную.
В документе есть следующие статусы:
- Подготовлено - на данном этапе происходит подбор списка товаров, которые нужно пересчитать;
- В работе - задание уходит в работе работникам склада для выполнения пересчета. В этот момент можно распечатать задание на пересчет, либо отправить задание на ТСД;
- Внесение результатов - сотрудники выполнили пересчет товаров и результаты вносятся в документ. Если расхождений нет, можно быстро заполнить факт по учету одной кнопкой. Если есть, то вносим фактическое количество вручную, в документе заполнится отклонение;
- Выполнено – инвентаризация завершена.
На ордерных складах статусы обязательны. На обычных можно работать и без них - тогда все действия доступны сразу, но контроля последовательности не будет.
Что происходит после пересчета? Когда в документе появляются расхождения, система понимает, что нужно оформлять складские акты. На ордерном складе при проведении документа в конечном статусе остатки уже меняются. Но программа контролирует, чтобы по всем расхождениям были оформлены финансовые складские акты. Если акты не сделаны, в списке пересчетов появляется предупреждение и гиперссылка Оформить.
На не ордерном складе все проще: акты создаются прямо из формы пересчета, а остатки меняются уже складскими актами.
Как оформить излишки и недостачи в 1С ЕРП 2.5
Чтобы оформить складские акты открываем помощник. Данная обработка собирает все незакрытые расхождения, предлагает зачесть пересортицу, помогает распределить товары по организациям и создает нужные акты.
На первом шаге программа предлагает зачесть пересортицы и порчи. По результату инвентаризацию у нас как раз обнаружилась пересортица товаров, поэтому, выделяем в области слева и справа те товары, по которым необходимо оформить пересорт. Далее зачитываем строки в пересортицу.
Теперь нужно указать, каким организациям соответствует остаток товара, по которому нужно создать акты. Это можно сделать вручную и автоматически, воспользовшись кнопкой Распределить согласно остаткам товаров организаций. Идем Далее.
Товары распределились по организациям. Идем Далее.
На заключительном шаге помощника сформировалось три документа: ведомость, пересортица и оприходование излишков. 2 документа не провелись, это значит что нужно дозаполнить их.
Открываем документ оприходования и заполняем в нем статью доходов. Стоимость товаров заполняем по себестоимости или по виду цен. Проводим документ.
В пересортице заполняем статьи, и также заполняем цену.
Инвентаризационная опись используется для формирования печатных форм ИНВ-3 и ИНВ-19. В нем указывается период проведения инвентаризации. Система собирает все пересчеты и акты за этот период, считает фактическое наличие и данные бухгалтерского учета.
Цены в печатную форму можно выводить либо по виду цен, либо по себестоимости. Если выбрать вариант по себестоимости, то лучше делать это ближе к закрытию месяца, иначе суммы могут потом измениться.
Исходя их опыта стоит отметить, что не нужно пытаться провести всю инвентаризацию одним огромным документом. Лучше разбить инвентаризацию по группам товаров или складским зонам, так проще контролировать ход выполнения инвентаризации и минимизируется риск появления ошибок.
На адресных складах лучше всего настроить автоматическое создание заданий на пересчет по расписанию. Это сильно снизит нагрузку на кладовщиков.
Всегда нужно проверять отчет Неоформленные недостачи и излишки товаров — он быстро покажет, где еще висят незакрытые расхождения.
Типичные ошибки при проведении инвентаризации в 1С ЕРП 2.5
В реальной работе основные проблемы появляются из-за нарушения самого процесса проведения инвентаризации. Ошибки работников склада могут привести к не правильным результатам инвентаризации, даже если программа настроена корректно.
Самая частая проблема заключается в проведении складских операций в то время, когда на складе проводится инвентаризация. Пока работники склада считают остатки, кто-то, например, может оформить поступление, реализацию или перемещение товаров. В результате фактическое количество уже не совпадает с тем, которое было зафиксировано в начале инвентаризации. Чтобы уменьшить количество подобных ситуаций, во время проведения пересчета лучше всего свести к минимуму выполнение складских операций, либо заранее определить период, когда движение товаров должно быть полностью остановлено. Обычно, полную инвентаризацию склада проводят в выходные дни.
Отдельное внимание стоит уделить товарам с характеристиками, сериями и сроками годности. Например, одинаковый товар разных серий может храниться на одной полке. Если при пересчете кладовщики считает суммарное количество, не разделяя товар по сериям, после оформления документов появятся ошибки в учете. Особенно это актуально для компаний, которые работают с маркированной продукцией, сроками годности, меркурием и так далее.
При работе с адресным складом нужно в первую очередь проверить правильность заполнения складских ячеек. Если товар фактически лежит в одной ячейке, а в системе числится в другой, инвентаризация выявит расхождения, хотя общий остаток по складу окажется правильным. В таких случаях сначала нужно выполнить анализ размещения товаров, а затем проводить инвентаризацию
После выполнения инвентаризации не нужно делать акцент только на оформление документов. Лучше всего разобраться, почему вообще появились расхождения. Если недостачи регулярно возникают в одной и той же зоне склада, проблема может быть связана с организацией хранения или нарушением технологии отбора товаров. Если постоянно выявляются излишки, это нередко говорит об ошибках при оформлении поступлений или перемещений. Подобный анализ поможет устранить причины появления расхождений, а не только исправить их последствия.
Если на складе вместе работают несколько кладовщиков, то лучше заранее распределить зоны ответственности между сотрудниками. Это ускоряет процесс пересчета и позволяет быстро определить, на каком этапе возникли возможные ошибки. Кроме того, результаты инвентаризации становятся более прозрачными, потому что всегда понятно, кто выполнял пересчет конкретного участка склада.
Заключение
Инвентаризация - это не только цифры, это возможность увидеть, где процессы на складе начинают плыть. Если расхождений много, стоит смотреть не только на документы, но и на организацию хранения, обучение сотрудников и контроль при отгрузке.
В 1С ЕРП 2.5 простой и достаточный функционал для проведения инвентаризация и оформлений складских актов, который позволяет проводить инвентаризацию на обычных, ордерных и адресных складах.