Современное предприятие невозможно представить без эффективной системы управления закупками. Именно закупочная деятельность обеспечивает компанию сырьем, материалами, товарами и услугами, необходимыми для непрерывной работы бизнеса. Ошибки в закупках приводят к дефициту запасов, срыву производственных процессов, росту издержек и ухудшению финансовых показателей компании. Поэтому автоматизация закупочной деятельности является одной из ключевых задач при внедрении корпоративной информационной системы.
Система 1С: ЕРП 2 предоставляет широкий функционал для автоматизации процессов снабжения и управления закупками. Подсистема закупок в 1С ЕРП 2.5 позволяет контролировать полный цикл взаимодействия с поставщиками: от планирования потребностей и оформления заказов до регистрации поступления товаров, обработки расхождений и корректировки взаиморасчетов.
Одним из главных преимуществ подсистемы закупок является тесная интеграция с другими модулями системы. Закупки напрямую связаны со складским учетом, производством, финансовым учетом, казначейством, CRM и управлением запасами. Благодаря этому компания получает единое информационное пространство, где все процессы взаимосвязаны и прозрачны.
Функциональные возможности закупок в 1С ERP 2.5 позволяют решать широкий спектр задач:
- планировать закупочную деятельность;
- формировать потребности предприятия;
- управлять договорами и соглашениями с поставщиками;
- контролировать сроки поставок;
- вести учет цен поставщиков;
- оформлять поступление товаров и услуг;
- контролировать оплату поставщикам;
- обрабатывать расхождения при приемке;
- выполнять корректировку приобретений;
- организовывать прием товаров на ответственное хранение;
- автоматизировать согласование закупочных документов.
Рассмотрим основные настройки подсистемы закупок.
Настройки подсистемы закупок в 1С ERP 2
Перед началом работы с закупочной деятельностью в системе необходимо выполнить настройку подсистемы закупок. Именно настройки определяют доступный функционал, особенности документооборота и логику бизнес-процессов компании.
Переходим в настройки. Все параметры разделены на подкатегории. В данном рабочем месте представлены следующие основные параметры, которые часто используются в работе:
- Соглашения с поставщиками - позволяют зафиксировать долгосрочные условия закупок: цены, скидки, условия оплаты, минимальные партии, сроки поставки и графики. Используются как основа для автоматического ценообразования в заказах.
- Договоры с поставщиками - юридическая основа взаимодействия
- Заказы поставщикам - центральный документ закупок. Поддерживают сложную структуру, многострочные спецификации, разные склады и графики поставок.
- Поступление товаров по нескольким заказам - возможность принимать товары сразу по нескольким заказам поставщикам в одном документе поступления
- Поступление товаров на несколько складов - в одном заказе и поступлении можно указывать разные склады-получатели, что удобно для распределённой складской сети.
- Товары в пути - специальный механизм для отражения товаров, оплаченных, но ещё не поступивших на склад. Позволяет вести корректный учёт запасов и резервирование.
- Заявки на закупку - инструмент инициации потребности подразделениями. Проходят маршрут согласования перед преобразованием в заказы поставщикам.
- Согласование заказов поставщикам - гибкая система многоэтапного согласования с возможностью настройки маршрутов и ответственных по сумме, категории товаров или поставщику.
- Статусы заказов поставщикам - полноценная система статусов, позволяющая чётко контролировать этапы исполнения.
- Контроль оплаты при закрытии заказов - настраиваемый контроль: система не позволяет закрыть заказ при наличии задолженности (настраивается по политике предприятия).
- Причины отмены заказов поставщикам - аналитический справочник для фиксации причин отмены/отказа, что помогает в дальнейшем анализе эффективности закупок.
- Корректировка приобретений - документ для исправления уже проведённых поступлений (цены, количество, НДС и т.д.) без необходимости сторнирования.
- Ретро-бонусы поставщиков - специальный механизм для отражения ретроспективных скидок и бонусов (по итогам объёма закупок). Позволяет автоматически или вручную создавать корректировки долга и отражать доходы от бонусов.
Как оформить заказ поставщику в 1С ERP 2.5
Документ является одним из центральных элементов функционала закупок в 1С ЕРП 2.5. Он применяется для фиксации потребности предприятия в товарах, материалах, услугах или иных ресурсах, приобретаемых у поставщиков.
С точки зрения предметной области заказ выполняет сразу несколько важных функций. Прежде всего, он фиксирует намерение компании приобрести определенные товары на согласованных условиях. Документ становится основой для дальнейшего взаимодействия между закупочным подразделением, поставщиком, складом и финансовой службой.
Для создания документа переходим в соответствующий журнал документов.
Документ можно оформить тремя способами: вручную по команде Новый, согласно плану закупок, если он заведен в системе, по команде По плану и согласно зарегистрированными потребностям (например, по заказам клиента, производственным потребностям, потребностям склада) по команде По потребностям.
Создаем документ вручную. В шапке документа заполняем основную информацию по поставщику и нашей компании.
Далее необходимо заполнить товарную часть командами Добавить или Подобрать товары.
После заполнения товаров, количества и цен необходимо изменить статус на Подтвержен. Проводим документ.
Если у менеджера нет полномочий проводить документ в конечном статусе, то заказ проводится в статусе К согласованию, в этом случае возникает необходимость запускать процесс согласования заказа с ответственным лицом, которые также указывается в настройках системы.
Как оформить Приходный ордер на товары в 1С ЕРП 2.5
Документ используется в 1С ЕРП 2.5 для регистрации факта приемки товаров на склад. Он является важной частью складского и закупочного учета, при использовании ордерной схемы документооборота.
Ордерная схема применяется в тех случаях, когда финансовые документы и физическая приемка товаров разделены между собой. Такой подход особенно востребован на крупных складах, распределительных центрах и производственных предприятиях с интенсивным товарооборотом.
Это позволяет:
- оперативно отражать складские остатки;
- организовывать приемку товаров по факту;
- разделять ответственность между бухгалтерией и складом;
- ускорять логистические процессы.
Кроме того, приходные ордера позволяют эффективно работать с расхождениями. Если фактическое количество товара отличается от данных поставщика, это может быть оперативно зафиксировано еще на этапе приемки.
Для создания ордера переходим в рабочее место приемки, указываем наш склад, который был указан в заказе, выбираем распоряжение (заказ) и по соответствующей команде создаем ордер.
В документе заполняем фактическое количество товара. Далее проводим ордер в статусе Принят.
Как оформить Приобретение товаров и услуг в 1С ЕРП 2.5
Для завершения цепочки закупки товаров нужно создать документ приобретения.
Документ используется для отражения факта покупки товаров, материалов, работ и услуг у поставщика в финансовом учете (при ордерной схеме документов). Это один из ключевых финансово-учетных документов подсистемы закупок в 1С ЕРП 2.5.
Помимо регистрации прихода товаров, данный документ подтверждает возникновение обязательств компании перед поставщиком.
Создать документ можно двумя способами, на основании заказа и без заказа. Воспользуемся первым вариантом, так как заказ у нас уже есть. Для этого открываем заказ и переходим к созданию приобретения.
Как видим, документ полностью заполнен данными из заказа, проведем его.
При необходимо можно оформить входящую счет-фактуру.
Как оформить Акт о расхождениях после приобретения в 1С ERP 2
Данный документ предназначен для фиксации различий между фактически полученными товарами и данными, указанными в документах поставщика.
В реальной хозяйственной деятельности подобные ситуации возникают достаточно часто. Причинами расхождений могут быть:
- недопоставка товара;
- пересортица;
- повреждение продукции;
- ошибки при комплектации;
- излишки товара;
- несоответствие качества;
- ошибки в документах поставщика.
Документ позволяет официально зафиксировать выявленные отклонения и становится основанием для дальнейшего урегулирования ситуации с поставщиком.
С точки зрения бизнес-процессов акт о расхождениях выполняет сразу несколько функций:
- подтверждает факт обнаружения отклонений;
- фиксирует результаты приемки;
- служит основанием для корректировки учета;
- обеспечивает юридическую защиту компании;
- используется при претензионной работе.
Для крупных компаний наличие формализованного механизма обработки расхождений особенно важно, поскольку позволяет стандартизировать процессы приемки и минимизировать спорные ситуации.
В 1С ЕРП 2.5 документ поддерживает различные варианты обработки расхождений. В зависимости от ситуации организация может:
- скорректировать поступление;
- оформить корректировку приобретения;
- принять товар частично;
- оформить претензию поставщику;
- зарегистрировать излишки;
- списать недостачу
Создавать акт о расхождениях лучше всего на основании документа приобретения.
Переходим сразу на вкладку с товарами, где указываем количество по факту, расхождения будут рассчитаны автоматически. Далее переходим на первую закладку и указываем каким образом будет проведена корректировка. Укажем необходимость оформления документа корректировки. Проводим документ в статусе Отрабатывается.
Как оформить Корректировку приобретения в 1С ERP 2
Корректировка приобретения используется для изменения ранее зарегистрированных данных о закупке товаров или услуг.
Необходимость корректировки может возникать по различным причинам:
- изменение цены товара;
- изменение количества;
- исправление ошибок;
- возврат части продукции;
- предоставление скидок;
- изменение налоговых параметров;
Документ можно оформить двумя способами, на основании документа приобретения (когда расхождения регистрируются без акта), и на основании акта о расхождении. Так как мы уже оформили акт, то продолжим создание корректировки через акт.
После того как мы провели акт на первой вкладке стала доступна команда Оформить документы. Нажимаем на нее и оформляем корректировку.
В документе указываем вариант отражения и проводим документ.
Далее регистрируем счет-фактуру.
Заключение
Подсистема закупок в 1С ЕРП 2.5 представляет собой мощный инструмент автоматизации снабжения предприятия. Функциональные возможности системы позволяют организовать прозрачный и эффективный процесс управления закупочной деятельностью — от формирования потребности до отражения финансовых результатов операций.
Одним из главных преимуществ 1С ЕРП 2.5 является комплексный подход к автоматизации. Все документы и бизнес-процессы взаимосвязаны между собой, что обеспечивает единое информационное пространство предприятия. Благодаря этому руководство получает актуальную аналитику, а сотрудники — удобные инструменты для ежедневной работы.
Система позволяет:
- автоматизировать закупочную деятельность;
- повысить контроль исполнения заказов;
- минимизировать ошибки при приемке;
- эффективно управлять взаиморасчетами;
- контролировать поставщиков;
- оптимизировать складские процессы;
- повышать прозрачность учета.
Для современных предприятий автоматизация закупок становится не просто инструментом повышения удобства работы, а важным фактором конкурентоспособности бизнеса. Именно поэтому внедрение 1С ЕРП 2.5 позволяет компаниям повысить эффективность управления, снизить издержки и обеспечить устойчивое развитие в условиях постоянно меняющегося рынка.