Ведение договорной работы является одним из основных параметров для корректного учета и безошибочного проведения расчетов сбытовой деятельности ресурсоснабжающих организаций. Наличие несоответствий в реквизитах, сроках действия договора автоматически приводит к искажению объемов потребления и сбоям в выставлении платежных документов. В данной статье рассмотрены основные возможности ведения договорной работы, а также то, как программный продукт «1С: Управление тепловодоканалом 2» помогает избежать проблем при учете договоров, дополнительных соглашений и иных документов.
Регистрация и основные параметры договора.
Документ «Договор на отпуск услуг» предназначен для регистрации факта заключения договора с контрагентом. Он хранит в себе ключевую информацию, которая используется при выполнении расчетов отпуска услуг и формировании реализаций услуг.
Основными реквизитами, заполняемыми на этапе ввода информации по Договору на отпуск услуг, являются следующие:
-
Контрагент и Организация: определяют стороны договора;
-
Районное управление: служит для административной привязки объектов сети;
-
Номер и дата: присваиваются автоматически с возможностью указания вручную;
-
Период действия: определяет сроки действия договора для расчетов с возможностью ведения бессрочных договоров при незаполнении поля «На период по»;
-
Группа финансирования: определяет принадлежность объектов договора к определенной группе для учета и отчетности;
-
Настройка реализации: определяет способ выставления платежных документов конкретному контрагенту;
-
Алгоритмы расчета: алгоритм расчета нормативов (по нагрузкам, среднегодовым или фактическим условиям и т.д.); алгоритм расчета реализации (по нормативам, с учетом показаний приборов и т.д.).
Связь с объектами расчета.
Вкладка «Объекты расчета» предназначена для ввода объектов расчета, принадлежащих Договору на отпуск услуг, то есть указания помещений, включенных в договор. Данная вкладка имеет следующие функции:
- Заполнение объектов расчета.
В договоре имеется возможность автоматического заполнения табличной части объектами расчета по кнопке «Заполнить по потребителю по умолчанию». При этом, табличная часть заполнится всеми объектами расчета, у которых в качестве потребителя по умолчанию установлен выбранный в договоре контрагент.
По кнопке «Добавить» осуществляется самостоятельное добавление необходимого объекта расчета. Для удобства и контроля в случае, если в выбранном объекте расчета потребитель по умолчанию не совпадает с контрагентом в договоре, система выведет соответствующее сообщение и предложит автоматически изменить потребителя в объекте расчета.
- Индивидуальные настройки.
Программа позволяет индивидуально настраивать каждый объект расчета внутри договора, а именно:
- указание индивидуального алгоритма расчета реализации, отличного от общего для договора.
- указание даты включения и отключения объекта расчета, что позволяет управлять расчетами в пределах одного договора. При указании дат производится проверка на соответствие дат действия договора.
- указание группы тарифов, которая будет применяться для объекта расчета. Для ускорения обработки договоров, в группе финансирования имеется возможность указания определенной группы тарифов. В таком случае, при добавлении объектов расчета, группа тарифов заполняется автоматически;
- выбор признака включения объекта расчета в несколько договоров одновременно - признак «Общий».
- Наличие сводной информации «в одном окне».
Для удобства работы с объектами расчета во вкладке «Объекты расчета» отображены данные по паспортам объектов расчета на дату договора для каждого объекта расчета: площади, год постройки, нагрузка, этажность, а также данные о наличии ПУ и ОДПУ. Таким образом, у пользователя отсутствует необходимость анализировать каждый объект расчета отдельно.
Использование дополнительных соглашений.
Для изменения условий Договора на отпуск услуг и хранения детальной истории в программном продукте используется документ «Дополнительное соглашение».
В документе имеются следующие режимы дополнительных соглашений:
- Изменение состава объектов расчета (Включение/Исключение).
Режим «Изменение состава объектов расчета (Включение/Исключение)» используется для добавления новых или исключения действующих объектов расчета из Договора на отпуск услуг.
В документе указывается дата начала или окончания действия объекта и новое состояние («Включено» или «Отключено»). При добавлении нового объекта имеется возможность указания его, как «Общий», чтобы он участвовал в расчетах по нескольким договорам.
- Закрытие договора.
Режим «Закрытие договора» используется для досрочного прекращения действия договора. При выборе режима «Закрытие договора» в дополнительном соглашении договор перестает действовать с указанной даты. Рекомендуется также отразить соответствующее состояние договора на закладке «Состояния» (например, «Закрыт»).
- Изменение реквизитов договора.
Режим «Изменение реквизитов договора» позволяет вносить изменения в основные реквизиты договора (например, сумма договора, контактные данные, настройка реализации) без создания нового договора и хранения истории изменений.
Созданные документы дополнительно отображаются на вкладке «Доп. соглашения» в Договоре на отпуск услуг с возможностью перехода в них для дальнейшего анализа:
Управление состояниями договора.
Для фиксации истории по заключению договора используется вкладка «Состояния». Состояние договора имеет влияние на расчеты.
Например, объекты расчета по договорам, находящимся на согласовании (состояние без признака «Подписан»), будут участвовать в расчете отпуска услуг, но такие договоры не будут учитываться при формировании итоговых реализаций.
После того как договору присваивается состояние «Заключен» (с признаком «Подписан»), система позволяет сформировать реализации по предыдущим расчетным периодам, когда были сформированы документы расчета отпуска услуг.
На вкладке «Не выставленные расчеты» документа «Реализация услуг, сводная» необходимо нажать кнопку «Заполнить». Следует обратить внимание на реквизит формы «Количество месяцев выборки»: значение указывает на то, какое количество месяцев от периода реализации необходимо анализировать. По умолчанию, установлено значение «3» с возможностью изменения.
Данный механизм позволяет автоматизировать процесс разделения сбытовой деятельности и бухгалтерского учета без ручного контроля со стороны пользователя.
Распределение потребления по общим объектам.
Для распределения потребления объекта расчета на несколько договоров используется функционал документа «Соглашение о распределении потребления между договорами». Общий объект расчета (например, участок трубопровода с потерями) может принадлежать нескольким потребителям (договорам). Система позволяет распределить рассчитанное по этому объекту потребление между ними по одному из алгоритмов:
-
Пропорционально фактическому потреблению: потери и расходы распределяются автоматически в зависимости от того, какой объем был рассчитан фактически:
-
Процентное соотношение: распределение происходит в зависимости от установленного в документе процента.
Для добавления в соглашение объекта расчета, по которому будет производиться разделение потребления, необходимо, чтобы в договорах выбранный объект присутствовал с признаком «Общий» по заданному интервалу дат.
Дополнительно в документе производится проверка для установления общего процента не более 100.
Раздельный учет договоров по группам услуг.
Зачастую у организаций возникает потребность в раздельном договорном учете у одного объекта расчета с предоставлением нескольких видов услуг. Например, при предоставлении тепловой энергии и водоснабжения нет необходимости создавать в программе один и тот же объект расчета для включения в разные договоры: теплоснабжения и водоснабжения. Одной из возможностей «1С: Управление тепловодоканалом 2» является ведение раздельного учета по группам потребляемых услуг.
Группа потребляемых услуг — это инструмент, позволяющий разбить перечень услуг, получаемых потребителем, на отдельные группы учета.
По умолчанию, в системе создана группа «Все потребляемые услуги», однако при необходимости услуги можно разбить на несколько групп с последующим выбором их в разных договорах.
Использование групп потребляемых услуг делает систему договорной работы гибкой и адаптируемой под любую бизнес-модель предприятия тепловодоснабжения.
Анализ данных: отчеты и удобство контроля.
Для проверки введенных данных и контроля договорной работы в системе предусмотрен отчет «Сведения по договорам и объектам расчета», который позволяет увидеть полный перечень активных и неактивных договоров, принадлежность объектов расчета договорам, проверить состояние договоров и периоды их действия, оценить полноту и корректность введенных данных для каждой расчетной группы. Проверка имеющихся данных является важной частью ведения договорной работы и подготовки данных к расчетным операциям.
Договорная работа в программном продукте «1С: Управление тепловодоканалом 2» предоставляет комплексный и гибкий инструментарий для управления договорами от регистрации базовых параметров до сложных схем распределения потребления.
Внедрение этих механизмов позволяет организации снизить риск ошибок при расчетах, полностью контролировать договорную базу, ускорять процессы подготовки и согласования документов, а также обеспечивать точность взаиморасчетов с каждым контрагентом.