В версии программы 2.5.23.53 для документа Электронный билет добавлена новая функциональность: отражать приобретение электронного билета для физического лица, в том числе не являющегося сотрудником организации, и списывать суммы билета на расходы без отражения денежных средств у подотчетных лиц.
В документ Электронный билет добавлены новые поля:
- Способ списания;
- Пассажир.
В поле «Способ списания» доступны два варианта для выбора. При выборе способа списания «Через авансовый отчет (датой отчета)» электронный билет будет включен в Авансовый отчет подотчетного лица, в котором сформируются движения по списанию суммы билета на расходы. При выборе второго способа списания «Напрямую (датой прибытия)» становятся доступны все необходимые реквизиты для заполнения параметров списания. Списание на расходы производится при проведении документа Электронный билет и в авансовый отчет этот документ уже не включается.
В поле Пассажир указывается ФИО пассажира. По умолчанию, при выборе способа списания «Через авансовый отчет (датой отчета)» пассажир соответствует подотчетному лицу, но при необходимости можно указать иное физическое лицо. При выборе способа списания «Напрямую (датой прибытия)» остается доступным для ввода только поле Пассажир. Данные введенные в поле Пассажир носят информационный характер.
Поле Сотрудник переименовано в Подотчетное лицо, ответственное за поездку, доступно в том случае, если списание суммы электронного билета производится через авансовый отчет.
При выборе способа списания «Напрямую (датой прибытия)», появляется возможность указать параметры списания на отдельной закладке «Отражение в учете».
Если физическое лицо, для которого приобретается билет, не является сотрудником компании, то его данные не требуется вводить в справочник системы, достаточно указать ФИО в электронном билете.
Если билет приобретается через сервис Smartway, то при обмене ФИО пассажира будет передано в электронный билет, а параметры списания будут заполнены по статистике.
Сумма НДС может быть списана на статью, указанную в учетной политике, либо принята к вычету. В качестве подтверждающего документа будет выступать сам электронный билет.
Если закупка производится под деятельность, не облагаемую НДС, то вся сумма электронного билета списывается на указанную в документе статью расходов или статью активов/пассивов в разрезе подразделения и направления деятельности.
Если закупка производится под деятельность, облагаемую НДС, то можно выбрать способ отражения НДС в учете. При установленном флаге Принять НДС к вычету НДС будет отражен в книге покупок, где документом подтверждения расхода будет сам электронный билет. Если флаг Принять НДС к вычету не будет установлен, то НДС будет выделен из суммы билета и списан на статью расходов, указанную в учетной политике.
Если организации доступно несколько типов налогообложения НДС, то доступен выбор в поле Закупка под деятельность, иначе поле скрыто, а реквизит заполнен доступным типом налогообложения.
Сумма покупки списывается на расходы. В данном примере НДС выделяется и принимается к вычету.
Статья расходов, на которую будет списан НДС указывается в учетной политике организации (см. Настройки учета НДС – Направление списания НДС, не принимаемого к НУ).
Если НДС при покупке электронного билета принимается к вычету, то в качестве счета-фактуры выступает сам электронный билет.
В качестве счета-фактуры электронный билет будет выступать только в том случае, если НДС принимается к вычету.
На форму рабочего места Электронные билета и бронирования добавлено поле Пассажир. Поскольку в качестве пассажира не всегда выступает сотрудник, то поле Сотрудник также присутствует.
На форме рабочего места Электронные билета и бронирования можно увидеть три возможные ситуации:
Пассажиром является сотрудник;
Пассажиром является иное физическое лицо, а за него отчитывается сотрудник;
Пассажиром является иное физическое лицо, отчитывающийся сотрудник отсутствует, т.к. затраты на покупку билета списаны на расходы.
Использованные источники
https://its.1c.ru/db/updinfo#content:2344:hdoc:issogl2_38 -Электронные билеты без отражения денежных средств у подотчетных лиц