1. Обзор нормативных документов в части командировок.
2. Особенности расчета среднего заработка для командировок.
3. Работы в выходные в командировке.
4. Новые возможности расчета Командировки, начиная с релиза ЗУП 3.1.25.36.
5. Командировки в ДНР и ЛНР.
6. Особенности учета суточных в командировке в связи с новыми изменениями.
Небольшой обзор нормативных документов в части командировок.
Направление работников в командировки регламентируется:
-ст. 166 - 168 ТК РФ
-Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 13.102008 № 749.
Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне мета постоянной работы.
В командировки направляются только работники, с которыми заключен трудовой договор. Поездка работника головной организации в обособленное подразделение или наоборот также признается командировкой.
Поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Поездки таких работников являются их основной работой, за которую они получают заработную плату, поэтому командировки в этом случае не оформляются. Перечень работ, профессий и должностей работников с разъездным характером работы устанавливаются организацией и закрепляются в коллективном договоре и других нормативных актах организации.
Возмещение расходов.
Согласно ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возмещать работнику в случае направления в служебную командировку:
-расходы по найму жилого жилья;
-расходы, связанные с проездом;
-доп. расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства(суточные);
-все другие расходы, который имел работник с разрешения работодателя.
Расходы, связанные с командировками в ДНР и ЛНР, отличаются и имеют свои особенности.
Порядок компенсации расходов при командировках в ДНР, ЛНР, Запорожскую и Херсонскую области определен Постановлениями Правительства РФ от 17.06.2022 № 1099 и от 28.10.2022 № 1915.
Сотрудникам, которые находятся в командировках в ДНР и ЛНР:
-выплачивается денежное вознаграждение в двойном размере;
-возмещаются суточные в размере 8480,00 руб за каждый день нахождения в командировке;
-могут выплачиваться безотчетные суммы в целях возмещения в целях возмещения дополнительных расходов, связанных с такими командировками. Такие суммы могут выплачиваться с помощью федеральных государственных органов.
Особенности расчета среднего заработка для командировок и других начислений.
Расчет начислений исходя из среднего заработка производится в программе с помощью специализированных документов конфигурации:
- документ «Командировка» -используется для расчета сохраняемого заработка за время командировки сотрудника;
- документ «Отсутствие с сохранением зарплаты» - используется для расчета отсутствий сотрудника, на время которых за ним сохраняется средний заработок;
- документ «Простой, отстранение от работы» - используется для расчета оплаты времени простоя по вине работодателя, он оплачивается в размере не менее 2/3 средней заработной платы сотрудника;
- документ «Оплата дней ухода за детьми-инвалидами» - используется для расчета оплаты дополнительных оплачиваемых выходных дней для ухода за детьми-инвалидами, предоставляемых сотруднику согласно законодательству;
- документ «Увольнение» - используется для расчета выходного пособия сотрудника;
- документ «Разовое начисление» - используется для расчета начислений сотрудника с самостоятельным определением порядка их учета в среднем заработке, для которых в программе не предусмотрено подходящего значения;
- документ «Начисление зарплаты и взносов» - используется для расчета доплаты до среднего заработка.
В общем случае для оплаты командировок и других случаев расчета среднего заработка (кроме отпусков) формула расчета среднего заработка, согласно п.9 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922, определяется как:
То есть сумма заработка за 12 месяцев, предшествующая дате события и разделенная на количество отработанных дней за 12 месяцев.
Для работников с суммированным учетом рабочего времени время командировки оплачивается из среднечасового заработка:
В формуле расчета начисления «Командировка» можно увидеть, что показатель «Средний Заработок Общий» определяется автоматически по настройкам сотрудника. Если у сотрудника установлен график работы, в котором выставлена настройка суммированного учета, то тогда показатель «Средний Заработок Общий» рассчитывается как средний заработок часовой. Если такой настройки нет, то рассчитывается средний дневной заработок:
Но при этом есть возможность изменить формулу и использовать показатели: либо среднедневной заработок, либо среднечасовой:
И если используется среднедневной заработок, то в формуле самостоятельно меняем показатели на «НормаДней» и «ВремяВДнях».
В каждом из документов, где производится расчет среднего заработка, есть отдельная форма Ввод данных для расчета среднего заработка:
В форме Ввода данных для расчета среднего заработка есть возможность автоматического расчета среднего заработка, а есть и возможность указать все необходимые данные для расчета вручную.
Например, если сотрудник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период, до начала расчетного периода и до наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, то средний заработок определяется исходя из установленной ему тарифной ставки, оклада (должностного оклада).
Для этого есть кнопка: «Дополнить по данным ФОТ».
Если сотрудник не имел заработка за предыдущие 12 месяцев, то можно изменить расчетный период вручную с помощью кнопки «Задается вручную» :
Если эксплуатация программы только началась и данные не были перенесены из других программ, то их можно ввести вручную непосредственно в форму «Ввод данных для расчета среднего заработка».
Введенные данные будут сохранены и будут учитываться при последующих расчетах среднего заработка для этого сотрудника.
В случае начального ввода данных для облегчения ручной работы доступна возможность «Дополнить по данным ФОТ» с помощью одноименной кнопки. При нажатии этой кнопки в месяцах, в которых сотрудник уже принят на работу, но зарплата ему в программе не начислялась, данные о суммах будут заполнены согласно плановому ФОТ сотрудника, а данные о времени – согласно плановому графику работы.
После этого необходимо скорректировать данные в месяцах, в которых у сотрудника было отклонение от плана, либо фактические данные отличаются от предложенных программой по каким-то другим причинам.
Обратите внимание!
Что ввести данные вручную можно до Даты начала эксплуатации программы. Если ,например, Дата начала эксплуатации 01.01.2024, то введенные в ручном режиме данные сохраняться и будут использоваться для дальнейших расчетов.
Так же есть возможность в форме «Ввод данных для расчета среднего заработка» вручную редактировать данные за месяцы, в которых в программе уже начислялась зарплата, при этом исправленные вручную данные выделяются жирным шрифтом.
Внесенные в таких месяцах правки не учитываются при последующих расчетах среднего заработка ( в отличии от месяцев, за которые в программе зарплата еще не начислялась). Эти исправления влияют только на расчет среднего заработка и только в конкретном документе, в который они вносятся.
Если после расчета среднего заработка вы не согласны с результатом расчета, то на вкладке «Начислено(подробно)» по кнопке «Показать подробности расчета» можно указать свою сумму среднего заработка:
В форме ввода данных для расчета среднего заработка по кнопке Еще есть дополнительный функционал:
Анализ премий показывает за что начислена премия и документы-начисления, а так же исключаемые премии в случае их дублирования:
Дублирование проверяется по показателям премирования, которые указываем либо в настройке вида начисления или если показатель был указан в самом документе начисления «Премия». Если будут обнаружены такие дублированные премии за один и тот же период и за одни и те же показатели разные документы Премий, то такие премии будут исключены.
Пункт «Добавление строк», с помощью которого можно принудительно добавить строки для премий, если по какой-то причине автоматически они не появились. Например, если выполняется перенос данных из другой программы, и в базе присутствуют суммы прошлых премий, но сами начисления премий не настроены. Их можно добавить вручную для расчета среднего заработка у сотрудника.
Необходимые настройки для расчета Командировок :
Дополнительная оплата командировок- это когда для ДНР и ЛНР предусматривается дополнительная оплата по командировкам.
Для регистрации направления работника в командировку в программе 1С:ЗУП 3.1 используется документ Командировка. Он позволяет оформить приказ на командировку на одного работника по форме № Т-9.
Для оформления приказа на группу сотрудников (форма № Т-9а) используется документ Командировка группы.
Это документ-помощник, сам он ничего не регистрирует, и не имеет операции проведения, предназначен лишь для оформления группового приказа.
Сначала вводится групповой документ Командировка группы, а затем создаются индивидуальные документы Командировка на каждого сотрудника.
Если сотрудник работает в организации по основному месту работы да еще плюс совместительство есть у него, то можно сразу зарегистрировать отсутствие по другим местам работы с помощью ссылки «Отсутствие по другим местам работы».
Работы в выходные в командировке.
Согласно ст. 113 ТК РФ работа в выходные и нерабочие праздничные дни запрещается, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ. Но если технология работы предусматривает работу в выходные дни,например непрерывное производство, то можно прописать в приказе на командировку дни работы в выходные или праздники. Возможен выход на работу в выходные и в случае, заранее не предусмотренном в документах на командировку, если это требует производственная необходимость.
Оплата работы в выходные дни в командировке регламентируется в документах на командировку, в рабочем графике сотрудника и рассчитывается по среднему заработку, если это предусмотрено положением об оплате труда или другим правоустанавливающим документом на предприятии.
Каждое предприятия для себя устанавливает правила оплаты работы в выходной день в командировке.
Если же работа в выходные дни не была первоначально предусмотрена, то расчет работы в выходные, праздничные дни во время командировки может производиться в соответствии с трудовым законодательством РФ. За работу в выходной сотруднику начисляется заработная плата не менее чем в двойном размере или же по пожеланию сотрудника с предоставлением отгула – в соотвествии со ст. 153 ТК РФ.
Рассмотрим случай когда надо оплатить дни командировки по среднему заработку, приходящиеся на выходные дни.
1. Ввод индивидуального графика работы.
Для этого создаем документ «Ввод индивидуального графика работы». Для выходных дней (суббота и воскресенье), которые попадают на командировку, можно проставить явку.
2. Регистрация и расчет оплаты за время нахождения в командировке.
После этого уже вдокументе «Командировка» автоматически будет произведен расчет всех рабочих дней или часов, приходящихся на период командировки по среднему заработку
А если же на предприятии принято положение, что работа в командировке не оплачивается по среднему, а оплачивается как обычная работа в праздничные или выходные дни в двойном размере или с предоставлением отгула, то тогда документ «Командировка» регистрируем стандартным образом без предварительного создания Индивидуального графика работы.
И тогда «Командировка» оплатит только те дни, которые являются по графику сотрудника рабочими и предварительно необходимо зарегистрировать дополнительный документ «Работа в выходные и праздники» и указать там дни работы: либо по дням ,либо по часам, сколько сотрудник отработал. И указать способ компенсации: повышенная оплата или предоставление отгула.
В документе «Командировка» посчитано только отработанные рабочие дни по графику:
Расчет за работу в таком случае в выходные и праздничные дни будет произведен в документе «Начисление зарплаты и взносов» :
Важный момент!
Согласно письма Минтруда РФ от 13.08.2015 г. № 14-1/В-608 в программе автоматически происходит исключение отработанных в командировке выходных или праздничных дней и оплаты за них при последующих расчетах среднего заработка.
Автоматически система прописывает в этом случае только сумму оклада в регистре накопления «Данные о начислениях для расчета среднего заработка». То есть при дальнейших расчетах среднего заработка в будущих Командировках не будут учитывать оплаты за выходные и праздничные дни:
Как видно из регистра, что система запомнила только сумму начисленного оклада без оплаты выходных дней, приходящихся на командировку:
Новые возможности расчета Командировки, начиная с релиза ЗУП 3.1.25.36
Начиная с релиза 3.1.25.36 в система появились новые возможности расчета командировок.
В настройках зарплаты появился новый флаг «Рассчитать переходящий период командировки с авансом и зарплатой», который раньше назывался «Оплата длительной командировки помесячно» :
Чтобы начисление «Командировка» рассчитывалось вместе с авансом необходимо вручную самостоятельно установить соответствующий флаг в настройке начисления:
Если командировка начинается в одном месяце, а заканчивается в другом, то надо установить переключатель «Рассчитать переходящий период командировки с авансом и зарплатой».
Тогда период командировки, приходящейся на текущий месяц будет рассчитываться в документе Командировка и выплачивается тогда, как было указано в документе Командировка:
А вот уже переходящий период командировки, в нашем примере это месяц апрель, будет рассчитан в документе «Начисление зарплаты и взносов» за апрель. При чем средний заработок начисленной суммы командировки в документе Начисления зп берется тот, который был рассчитан в документе Командировка. Это можно проверить, нажав на кнопку Подробности расчета:
Рассмотрим следующий флаг «Рассчитать командировку с авансом и зарплатой».
Если включен этот флаг, то система позволяет включить начисление «Командировка» в документ «Начисление зарплаты в первую половину месяца». В конце месяца при начислении зарплаты за полный месяц система начислит все суммы командировок, которые были начислены в течении месяца и отсторнирует те суммы командировок ,которые были начислены в аванс.
Эта новая возможность рассчитывать командировку с авансом и зарплатой решило ту проблему, которая остро встала при учете НДФЛ, когда начислена сумма зарплаты за месяц оказывалась меньше начисленного аванса. Теперь Командировку можно начислять не перед и после аванса, а непосредственно в аванс, тем самым решаю проблему в учете НДФЛ!
Командировки в ДНР и ЛНР
Как была указано выше, что для такого типа командировок есть соответствующая настройка :
В документе Командировка выставляем переключатель Дополнительная оплата, в которой указываем период непосредственного нахождения сотрудника на территории этих республик:
Дополнительная оплата будет произведена имеено за период,который указан с флажком «Дополнительная оплата», то есть время в пути может быть не оплачен в двойном размере.
Суточные в командировке.
Для целей НДФЛ суточные освобождаются от налогообложения, только если их сумма:
-за каждый день нахождения в командировке на территории России не превышает 700 рублей;
-за каждый день нахождения в заграничной командировке не превышает 2500 рублей.
Если работодатель установил суточные в размере больше чем указано в НК РФ, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ и начислить на нее страховые взносы.
Оплата командировочных расходов сотруднику отражается в расчете по страховым взносам следующим образом:
-по строке 030 подраздела 1 Раздела 1
-по строке 140 подраздела 3.2.1 Раздела 3
В этих строках указывается оплата командировачных расходов в пределах норм и сверх норм(облагаемые страховыми взносами и НДФЛ).
Оплату командировочных расходов, которая не облагается страховыми взносами, необходимо отразить:
-по строке 040 подраздела 1 Раздела 1.
Для учета суточных в программе необходимо создавать в типовой конфигурации 2 вида начислений :
- Суточные в пределах норм;
- Сверхнормативные суточные
Начисляем суточные с помощью начисления «Доход в натуральной форме». На закладке НДФЛ выбираем Вид дохода = Доходы ,не облагаемые страховыми взносами и НДФЛ не облагается:
Для сверхнормативных суточных на закладке Налоги выбираем другие настройки по налогам и взносам:
Регистрация этих новых созданных начислений по суточным происходит с помощью документа Натуральные доходы.Мы регистрируем эти расходы постфактум, подразумевая, что выплата уже произведена за рамками программы ЗУП, например в БП . В ЗУП эта информация нужна только для отражения налогов и взносов и для отражения в отчетности.
В расчете 6-НДФЛ отражаются облагаемые суточные, код 2015, а вот в отчете РСВ отражаются и облагаемые суточные и не облагаемые. В строках 030 и 040 видим как сверхнормативные сточные так и суточные в пределах нормы:
Для командировок в ДНР и ЛНР утвержден новый код дохода. Это код «2016» - безотчетные суммы в целях возмещения дополнительных расходов, превышающие 700 рублей за каждый день в командировке 13%(для нерезидента 30%) – Приказ ФНС России от 16.12.2022 № ЕД-7-11/1216@.
Если есть такой вид расходов,то также надо создать новое начисление с кодом дохода «2016» и регистрировать его с помощью документа «Натуральные доходы».