Платформа «1С:Предприятие» содержит в себе механизм «бизнес-процессов». Платформа позволяет создавать в конфигурациях, написанных на 1С, не только справочники, документы, регистры, обработки и отчеты, но и сквозные бизнес-процессы. Под сквозными бизнес-процессами понимаются бизнес-процессы, в которые вовлечены сотрудники множества отделов предприятия. В настоящей статье мы рассмотрим автоматизацию как отдельных функций, так и сквозных бизнес-процессов с использованием типовой программы «1С:ERP Управление предприятием». А также сравним два подхода и дадим рекомендации по выбору в конкретных случаях.
Автоматизация отдельных функций
В основном, программа «1С:ERP Управление предприятием» (далее по тексту 1C:ERP) и предназначена для автоматизации отдельных функций предприятия. Основой для выполнения функций служат документы, которые вносятся в программу практически независимо друг от друга сотрудниками различных отделов. Количество встроенных в программу бизнес-процессов невелико. Бизнес-процессы при этом не носят сквозного характера и предполагают, в основном, участие 1-2 сотрудников.
Рассмотрим автоматизацию такого бизнес-процесса, как продажи, если применяется подход, автоматизирующий отдельные функции. Пример процесса упрощен, но позволит понять суть подхода. При обращении потенциального клиента первичную работу с ним проводит менеджер по продажам. Если переговоры прошли успешно, он регистрирует договор и выписывает счет клиенту в программе. Оплату от клиента вводит сотрудник финотдела, обрабатывающий выписку с банковского счета. Отгрузку продукции производит сотрудник склада. А бухгалтер проводит отгрузочный документ в учете. Отдельные документы по сделке могут вводиться без всякой взаимосвязи между собой. При этом взаимодействие между участниками процесса продаж осуществляется по телефону, в мессенджерах или по электронной почте так, чтобы отгрузка продукции произошла вовремя и в соответствии с условиями внутреннего регламента и договора.
У подхода, автоматизирующего отельные функции, есть следующие преимущества:
- Не требуется время на описание и оптимизацию (перестройку) бизнес-процессов;
- Используются стандартные справочники, документы, обработки и отчеты программы 1С:ERP. Не требуется время на программирование бизнес-процессов;
- Обеспечивается максимальная гибкость в работе пользователей, действия которых мало связаны между собой. Например, для описанного выше случая возможно сперва зарегистрировать предоплату, потом ввести отгрузку продукции, и вообще не выписывать счет.
Однако, у такого подхода есть и серьезные недостатки:
- Если на предприятии существует жесткий регламент выполнения бизнес-процессов, и они не автоматизированы, тратится огромное время сотрудников на отслеживание событий и координацию действий. Например, если отгрузка продукции должна производиться только по предоплате и в жестко установленные сроки, менеджер вынужден ежедневно (а то и ежечасно) отслеживать события поступления оплаты, чтобы вовремя дать команду на склад;
- Из-за человеческого фактора могут случаться ошибки или даже злонамеренные действия. Например, может произойти отгрузка продукции покупателю без получения оплаты;
- Невнимательность и усталость сотрудников могут приводить к нарушению регламентных сроков выполнения заказов и жалобам со стороны клиентов.
Автоматизация бизнес-процессов
Автоматизация бизнес-процессов предполагает, что не сотрудник будет управлять вводом данных в программу, а программа будет говорить, когда и какую функцию должен выполнить сотрудник. Так, чтобы бизнес-процесс прошел успешно и был завершен в регламентное время.
Рассмотрим автоматизацию такого бизнес-процесса, как продажи, если применяется подход, автоматизирующий процесс. При обращении потенциального клиента первичную работу с ним также проводит менеджер по продажам. Но в данном случае он, прежде всего, запускает в программе бизнес-процесс «Продажа» (нетиповой процесс, речь в примере идет о доработанной программе 1С:ERP). Программа тут же выводит на экран менеджера первую задачу процесса и просит ввести данные потенциального клиента. После ввода данных менеджер получает вторую задачу: ввести договор. Потом третью — выписать счет. После этого задача приходит уже сотруднику финотдела: ввести оплату от клиента по счету. После того как покупатель оплатил, и сотрудник ввел оплату, программа выдает задачу сотруднику склада: произвести отгрузку. При этом документ отгрузки формируется автоматически на основании ранее выписанного счета. После того как отгрузка произведена, формируются две задачи. Сотруднику склада: передать бумажный документ в бухгалтерию. А бухгалтеру: проверить и провести документ. Отдельные документы при этом вводятся в строгой взаимосвязи между собой. А координация между сотрудниками не требуется вовсе — эту работу берет на себя программа.
На рисунке приведена диаграмма, показывающая схему одного из бизнес-процессов, связанных с продажами. Схема содержится в типовой программе 1С:ERP как шаблон для автоматизации части бизнес-процесса «Продажи»
Рис 1. Карта маршрута бизнес-процесса «Типовая продажа» в 1С:ERP
У подхода, автоматизирующего сквозные бизнес-процессы, есть следующие преимущества:
- Программа берет на себя управление бизнес-процессами. Сотрудникам больше не нужно следить за внешними событиями, ставить задачи другим сотрудникам и координировать свои действия с другими;
- Исключаются ошибки и злонамеренные действия по вводу документов без выполнения условий, установленных внутренними или внешними регламентами;
- Снижается трудоемкость выполнения отдельных функций за счет автоматического использования данных ранее выписанных документов для создания последующих в цепочке задач бизнес-процесса;
- Существенно ускоряется выполнение бизнес-процессов за счет исключения дублирующих действий и ошибок. Растет удовлетворенность клиентов предприятия.
Все же, автоматизация бизнес-процессов имеет и недостатки:
- Для надежной работы системы нужно будет выявить, описать и оптимизировать существующие на предприятии бизнес-процессы. Фактически, потребуется выполнить консалтинговый проект;
- Типовая программа 1С:ERP содержит минимальное количество готовых бизнес-процессов. Для реальной работы придется запрограммировать, используя конфигуратор системы 1С:Предприятие, большую номенклатуру бизнес-процессов. Это длительная и трудоемкая работа;
- Гибкость работы системы немного снизится. Каждая нестандартная ситуация потребует либо обхода работающих бизнес-процессов, либо их доработки.
Однако, дополнительные затраты окупятся за счет ежедневной экономии времени сотрудников предприятия и повышения качества и скорости операционной деятельности.
Сравнение подходов к автоматизации
В таблице ниже приведено сравнение двух подходов к автоматизации.
|
Параметр
|
Автоматизация отдельных функций
|
Автоматизация бизнес-процессов
|
|
Описание бизнес-процессов «как есть» и разработка «как будет»
|
Не требуется
|
Требуется
|
|
Разработка бизнес-процессов в 1С:ERP
|
Не требуется
|
Требуется
|
|
Гибкость при вводе документов
|
Высокая
|
Низкая
|
|
Трудоемкость работы пользователей
|
Средняя или высокая
|
Низкая
|
|
Скорость выполнения бизнес-процессов
|
Средняя или низкая
|
Высокая
|
|
Удовлетворенность клиентов
|
Средняя или низкая
|
Высокая
|
Рекомендации по выбору подхода к автоматизации
В каждом конкретном случае выбор подхода — автоматизировать только функции или автоматизировать бизнес-процессы — зависит от следующих факторов:
- Зрелость заказчика. Если заказчик не понимает, что такое бизнес-процессы, никогда не рассматривал внедрение системы менеджмента качества (например, ИСО 9001), находится в стадии бурного роста, то ему рано предлагать автоматизацию бизнес-процессов. В данном случае уместнее будет автоматизировать отдельные функции;
- Сложность процессов. Если бизнес-процессы компании сложные, решения на каждом этапе требуют анализа множества событий, процессы проходят через большое количество отделов, лучше будет автоматизировать такие процессы;
- Работа предприятия в режиме хронического нарушения сроков поставок, сбоев в цепочках снабжения и производства, жалоб клиентов. В этом случае также необходимо описать, оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы;
- Готовность заказчика выделить отдельный бюджет на описание, оптимизацию и автоматизацию бизнес-процессов. Если такой готовности нет, подрядчику придется остановиться на внедрении типового решения 1C:ERP.