+7 (495) 10-59-777

Компания "Софт-портал"- в Москве - Автоматизация предприятий

29.08.2018

Концессия теплоснабжения в г. Волгоград ускоряет обработку обращений с помощью прикладного решения «1С:Документооборот»

i.jpg

Компания «Софт-портал проект» завершила внедрение системы «1С:Документооборот КОРП» в ООО «Концессии теплоснабжения» (г. Волгоград). Новая система развернута на 500 рабочих местах в 8 территориально удаленных подразделениях. Работа с документами организована как на стационарных компьютерах, так и с использованием веб-доступа и мобильных приложений.

В результате ускорилась обработка входящей корреспонденции, согласование договоров и организационно-распорядительной документации. Документы быстрее доводятся до исполнителей, исполнение контролируется, вопросы по текущим задачам решаются более оперативно, исключена утеря информации и документов в процессе работы. Обеспечено четкое соблюдение сроков обработки обращений потребителей услуг. Деятельность компании стала более скоординированной. Объем бумажного документооборота сокращен на 30%.

О клиенте

Компания «Концессии теплоснабжения» (КТ) – ресурсоснабжающая организация, специально созданная в 2016 году для реализации инфраструктурного проекта по модернизации системы централизованного теплоснабжения и горячего водоснабжения города Волгограда в рамках концессии. Первоочередной задачей компании является реконструкция сетей теплоснабжения, котельных, ЦТП, создание автоматизированной системы учета и управления, улучшение показателей качества горячего водоснабжения


 03.08_2.jpg

Ежегодно по системе центрального теплоснабжения и горячего водоснабжения города Волгограда распределяется 4,5 млн. Гкал тепловой энергии. Теплом и горячей водой обеспечивается 5 000 жилых домов и общежитий, 185 школ-интернатов, 236 образовательных учреждений и 1700 прочих объектов. Компания до 2019 года инвестирует в объекты теплоснабжения города 6,4 млрд. руб., что позволит сократить эксплуатационные издержки на 1 млрд. руб. и модернизировать инфраструктуру без роста тарифов.

Исходная ситуация

ar129416752250106.jpg

Характер отраслевой специфики предприятия предполагает работу с большим объемом корреспонденции. Ежемесячно КТ получает более 3 000 входящих писем – обращений от потребителей услуг, регулирующих органов и прочих контрагентов, а также готовят около 2 000 исходящих писем. Рассмотрение писем потребителей законодательно регламентировано по времени, поэтому требуется контроль и направления ответа в установленные сроки.

Документооборот в подразделениях компании был автоматизирован в программе собственной разработки. Автоматизирована была только часть процессов: отражения делопроизводителями корреспонденции и результатов их обработки. Доступ к этому приложению имел узкий круг лиц – они делали всю работу (регистрация документа, назначения исполнителей, регистрация результатов и пр.), к не счастью, большинство процессов отражалось постфактум, что не позволяло управлять процессом, не говоря уже об его оптимизации. Все прочие процессы выполнялись вручную.

Много времени уходило на сбор необходимой информации, поиск и актуализацию данных. Для сохранения истории делопроизводителям и исполнителям приходилось хранить огромное количество бумажных копий корреспонденции, сопутствующих документов, договоров.

Ручная часть обработки была длительной и трудоемкой: сначала зарегистрированное письмо делопроизводитель передавал секретарям, руководителям служб, подразделения которых территориально разбросаны по всей окрестности. Документы часто требовали доставки до места или ожидали руководителя по несколько часов, затем руководители вручную распределяли их по подразделениям. Документы терялись, документы старились, не дождавшись своего адресата, сроки по ним срывались – претензии от потребителей множились – штрафы тоже. В связи с отсутствием унификации форма одних и тех же документов в разных, особенно удаленных подразделениях, была разной – возникала путаница и неразбериха.

В таких условиях работа уже превращалась в борьбу с бумажным цунами, особенно она (борьба) обострялась в период отпусков ключевых специалистов – тогда работа с документами уже носила характер бедствия

Требование времени

Требовалась единая автоматизированная система хранения и обработки документации. Эта система должна была систематизировать документы, ускорить их формирование и согласование, исключить утерю оригиналов, наладить контроль за сроками исполнения. А еще эта система должна была поддерживать возможность обмена данными с использующимися в компании ERP-системами на «1С» и не плохо бы было обеспечить работу c документами прямо из прикладных решений на «1С» требовалась также возможность управления пользователями системы с учетом изменений прошедших в системе кадрового учета.


 elektronnyy-dokumentooborot.jpg

В рамках создания автоматизированной системы учета и управления в мае 2017 года руководством было принято решение внедрить современную, функциональную, единую для всех подразделений систему электронного документооборота, позволяющую обеспечить учет входящих, исходящих и внутренних документов в электронном виде в единой базе данных.

Для регламентированного и оперативного учета в компании уже успешно используются программы на платформе «1С:Предприятие 8», поэтому и для решения задач автоматизации документооборота была выбрана система «1С:Документооборот 8 КОРП».

Внедрение и результаты

Работы по внедрению программы выполнила компания «Софт-портал проект», совместно со специалистами предприятия АО «Эко-энергия» и ООО «Концессии теплоснабжения». За 6 месяцев «1С:Документообророт» был развернут на 500 рабочих местах. В системе работают все офисные работники компании, в том числе с использованием веб-доступа и мобильных приложений.

Наиболее значимые результаты проекта:

  • Организована единая для всех подразделений компании система хранения документов. Учет и обработка 95% входящих и исходящих корреспонденций и внутренних документов переведены в электронный вид.
  • Использование шаблонов позволило привести документацию к единым стандартам оформления. Поиск нужного документа в системе «1С:Документооборот КОРП» занимает теперь минуты, особенно удобна возможность поиска по тексту файлов, раньше на поиски тратились часы и даже дни.
  sdacha_poyasneniya_po_nds.jpg
  • Теперь нет необходимости копировать оригинал или распечатывать один и тот же документ в каждом подразделении, так как сотрудники работают с электронными копиями документов, в то время как оригинал в целости и сохранности лежит себе в архиве. Таким образом, исключена потеря документов при передаче разным службам и специалистам, в том числе и в территориально удаленные подразделения.
  • Использование бесшовных механизмов интеграции позволяют прямо из учетной системы («1С:Бухгалтерия предприятия 8», «1С:Управление теплосетью 2») работать с электронными копиями документов (создавать, согласовывать, находить нужный и пользоваться информацией), без дополнительного переключения между базами.
  • Перевод основного объема документооборота в электронный вид помог предприятию существенно сократить время на передачу документов в удаленные подразделения. Входящие запросы потребителей поступают исполнителям для обработки в режиме реального времени. Сроки выполнения задач непрерывно контролируются руководителями отделов. Ответные письма направляются в соответствии, с установленными нормативной базой, сроками.
  • Теперь можно в любой момент перераспределить задачи и получить обратную связь. Тем самым, у руководителей компаний и отделов появилась возможность более рационально планировать работу своих подчиненных и контролировать сроки выполнения задач. За счет регламентации маршрутов обработки документов и контроля исполнительской дисциплины повысилась производительность работы каждого сотрудника в отдельности и всей компании в целом. Повысилась ответственности исполнителей.
  • У руководителей появилась возможность оперативно рассматривать и согласовывать документы с помощью использования механизмов веб-сервиса или мобильного приложения. Значительная часть рабочего времени управленческого персонала освободилась для решения других важных задач предприятия.

Цитата.jpg


Если у вас появилась потребность в решении задачи оптимизации и автоматизации системы документооборота обращайтесь к нам, в компанию ООО «Софт-портал проект»:

 

Возврат к списку

Rambler's Top100 Rambler's Top100 Яндекс цитирования