Информация, находящаяся в документах, подобна нервным импульсам, бегущим в системе управления теплосети или водоканала. Импульсам, заставляющим все части системы работать в едином ритме ради бесперебойного и качественного обеспечения абонентов теплом и водой. От того, как работает система документооборота, зависит работа всего предприятия. Документооборот обеспечивает безусловное исполнение приказов и распоряжений руководства. Быстрое заключение договоров. Своевременные ответы на письма абонентов и запросы контролирующих органов.
Проблемы бумажного документооборота
Бумажная, устаревшая система документооборота создает множество проблем сотрудникам предприятия.
Бумажные документы теряются. Бывает так, что теряются письма от абонентов или запросы от контролирующих органов. В худшем случае это может привести к прокурорской проверке, наложению штрафа на компанию и на должностное лицо.
Бумажные документы долго искать. Это может вызывать очереди при работе с абонентами, а также ведет к непроизводительным потерям времени сотрудников.
Согласование бумажных договоров проходит очень долго и трудоемко. В том числе и потому, что визы собираются на оригинале договора последовательно, и договора переносятся из кабинета в кабинет вручную. Средняя скорость при этом — одна виза в день. Если кто-то делает замечание к договору, цикл сбивается и все начинается заново. Иногда договора просто теряются.
Исполнение поручений, выданных в виде виз на бумажных документах, трудно контролировать. Каждое поручение нужно регистрировать в бумажном журнале. Напоминания об истекающих сроках приходится выдавать вручную по телефону или по электронной почте. И еще тратить много времени на подготовку сводного отчета по исполнительской дисциплине.
Полностью бумажный документооборот очень дорогой. Каждый входящий документ, приказ или распоряжение зачастую приходится копировать по числу сотрудников, принимающих участие в его обработке или исполнении. На все это тратятся тонны бумаги, сотни заправок картриджей для принтеров и тысячи человеко-часов работы сотрудников.
А сколько места занимают шкафы с документами! Огромные шкафы с договорами, платежными документами и письмами абонентов. Ими бывают заставлены не только рабочие кабинеты, но иногда и коридоры с подвалами.
Выбор программы для автоматизации документооборота
Для предприятий, использующих программы на платформе «1С:Предприятие», наиболее правильным решением будет выбрать систему «1С:Документооборот 8». При этом ранее приобретенные платформенные лицензии 1С можно использовать и для работы с этой программой.
1С:Документооборот обеспечивает учет входящей и исходящей корреспонденции, работу с договорами и внутренними документами - приказами, распоряжениями и служебными записками.
Кроме этих, стандартных функций, программа имеет встроенный механизм бизнес-процессов «от документа». А также умеет управлять проектами, вести учет и планирование рабочего времени исполнителей, контролировать исполнение поручений и управлять мероприятиями.
В программе присутствует встроенная интеграция с другими системами, благодаря которой информацию о контрагентах и договорах можно получить из бухгалтерской, торговой или ERP системы предприятия.
Ну и, конечно, в системе обеспечен поиск документов не только по реквизитам заранее заполненных карточек документов, но и полнотекстовой поиск по их содержимому.
Как быстро и безболезненно внедрить программу на десятки, сотни и тысячи рабочих мест
Каждой организации, желающей внедрить 1С:Документооборот быстро и безболезненно, следует помнить о следующих ключевых факторах успеха.
1. Выявление всех заинтересованных лиц (стейкхолдеров).
С документами работают все сотрудники компании. Если кого-то из руководителей или ключевых сотрудников упустить и не учесть его требования, можно получить активное противодействие на стадии внедрения системы.
2. Выявление требований к системе.
На этой стадии важно описать все виды документов, которые будет обрабатывать система (входящие, исходящие и внутренние). А также описать существующую и будущие схемы документооборота, указав на них виды документов, операции по их обработке и пользователей, выполняющих эту работу. Решить, будет ли использоваться электронно-цифровая подпись. Результатом должно стать техническое задание на автоматизацию.
3. Формирование проектной команды и плана внедрения.
Требования к системе теперь есть, но этого недостаточно. Важно помнить, что внедрение новой системы — это всегда проект. Если в самом начале не определить ответственных, не раздать «всем сестрам по серьгам», и не договориться о контрольных сроках, с большой вероятностью внедрение системы забуксует. В результате у вас должен появиться приказ о формировании проектной команды и календарно-сетевой график проекта. Если на предприятии развитая проектная культура, на этой стадии должен быть разработан, согласован и утвержден устав проекта.
4. Изучение базовой программы.
Все дальнейшие этапы выполняются с использованием программы. Поэтому важно ей овладеть в той степени, которая позволит проводить ее настройку и выполнять всевозможные операции с документами. Для этого подойдут как очные, так и дистанционные курсы, разработанные фирмой 1С. Описания таких курсов есть на сайтах учебных центров 1 и 3. На этом этапе пройти курсы нужно не всем сотрудникам, а только членам проектной команды.
5. Проведение контрольного примера.
На этой стадии необходимо, прежде всего, приобрести и установить программу 1С:Документооборот. После чего ввести в нее все виды документов, и смоделировать все операции, описанные в техническом задании. Не нужно вводить десятки или сотни документов одного вида, достаточно двух или трех. Но важно ввести каждый из видов документов, и провести над ним каждую операцию визирования, согласования и утверждения. После чего провести презентацию результатов пользователям и стейкхолдерам. И зафиксировать замечания.
6. Работа с замечаниями.
Это отдельный, очень важный этап проекта. Замечания нельзя игнорировать. Те, которые возникли от непонимания, нужно устранить, проведя индивидуальную повторную демонстрацию программы с ответами на вопросы. Некоторые замечания можно устранить, изменив настройки системы. Таких замечаний большинство, так как 1С:Документооборот — исключительно адаптивная система. В ней можно вводить новые виды документов, создавать дополнительные реквизиты к ним, менять вид интерфейса и конструировать уникальные пользовательские отчеты. Но есть замечания, при устранении которых не обойтись без доработки системы. Они потребует привлечения своего программиста или подрядной фирмы-франчайзи 1С. Общая рекомендация тут такая — максимально избегать доработок типового решения или делать их с использованием «механизма расширений» платформы 1С. Иначе все сделанные доработки придется переносить из старого релиза программы в новый при каждом обновлении. Это и дорого, и неудобно, и может вызывать ошибки и проблемы в работе программы.
7. Перенос данных и интеграция системы с другими программами.
Для того, чтобы программа заработала быстрее, будет очень полезно, если в ней окажется информация о всех ваших контрагентах и договорах. Также полезно будет перенести в нее служебную переписку из электронной почты. Вы можете воспользоваться стандартными развитыми средствами интеграции для типовых конфигураций, таких как 1С:Бухгалтерия или 1С:ERP, встроенными в программу. Если же вы используете конфигурацию, для которой не предусмотрено стандартной интеграции в 1С:Документооборот, без программистов не обойтись. Интеграцию придется спроектировать, описав соответствие информации в разных конфигурациях и правила ее миграции. После чего настроить «правила обмена» в каждой из конфигураций.
8. Обучение персонала.
Для массового обучения персонала подойдут те же курсы, которые были описаны ранее в пункте «Изучение базовой программы». Но еще лучше разработать для каждой должности уникальную «технологическую инструкцию». В такой инструкции должны быть описаны только те операции, которые выполняет пользователь на своем рабочем месте. Со скриншотами, конечно. Для обучения придется развернуть отдельную информационную базу, в которой пользователи смогут вводить и удалять любые документы и проводить над ними операции по своей инструкции. Мы настоятельно рекомендуем завершить этот этап итоговой аттестацией, приготовив аттестационное задание для каждого рабочего места. С допуском к работе в системе только аттестованных пользователей. В этом случае нагрузка на техподдержку будет значительно ниже.
9. Обеспечение техподдержки
Очень хорошо, если на предприятии уже есть отдел ИТ с выделенной группой техподдержки. В этом случае достаточно обучить ее сотрудников новой программе и передать им разработанные инструкции для рабочих мест. Если же такой службы нет, ее придется создать. Или поручить техподдержку тому члену проектной команды, кто больше всего в теме. Освободив его полностью или частично от других обязанностей. Если не обеспечить техподдержку с самого начала проекта, документооборот может просто захлебнуться. Пользователь, не знающий, как правильно обработать нетиповую ситуацию, и не имеющий возможности получить помощь, способен остановить заключение договора или сорвать сроки ответа абоненту.
10. Промышленная эксплуатация системы.
Если все этапы с 1 по 9 выполнены правильно, можно сразу переходить к промышленной эксплуатации системы, минуя опытную. Почему полезно сразу сжечь мосты и не заниматься параллельной работой в двух системах — старой и новой? Потому, что наличие альтернативы в виде бумажного документооборота или документооборота в старой системе, создает соблазны искать все новые и новые изъяны в будущей программе. Мы рекомендуем переходить на надежную и испытанную на тысячах предприятий программу сразу, устраняя проблемы по мере их возникновения. При этом усилий сотрудников потребуется значительно меньше. Им не нужно будет вести документооборот одновременно по-новому и по-старому. Для того, чтобы переход случился в обязательном порядке, придется издать приказ о переходе на новую систему. Ознакомить с ним каждого пользователя. И остановить старую систему. Или, если речь идет о бывшем бумажном документообороте, убрать в архив журналы «Входящие», «Исходящие», «Контроль поручений» и прочие. Теперь следить за всем будет новая система!
Пример успешного внедрения программы на 3000 рабочих мест
ОАО "Башкирская электросетевая компания" - крупная региональная электросетевая компания России, владеющая магистральными и распределительными электрическими сетями общей протяженностью более 88 тыс. км, 589 подстанциями и 22 294 трансформаторными пунктами. Количество абонентов компании постоянно растет и уже превышает 900 тысяч юридических и физических лиц. В компании работает 7500 человек, в т. ч. 3000 пользователей ПК.
Ранее в системе электронного документооборота предприятия работало около 300 сотрудников, в основном - руководители и делопроизводители. В управляющей компании и филиалах использовались разные базы данных устаревшей системы. В некоторых подразделениях имела место "локальная" автоматизация документооборота с помощью других программ. Многие сотрудники для работы с документами использовали электронную почту и бумажные носители. Это затрудняло обмен данными между участниками рабочего процесса.
Компании была необходима единая система электронного документооборота, которая помогла бы улучшить взаимодействие между подразделениями, сократить время на формирование и согласование документов, усилить контроль исполнительской дисциплины сотрудников. Кроме того, эта система должна была поддерживать возможность обмена данными с использующимися в компании ERP-системами на платформе "1С:Предприятие 8".
Для решения поставленных задач была выбрана система "1С:Документооборот 8 КОРП". Партнером по внедрению стала группа компаний "Софт-портал"
В ходе проекта был создан удобный классификатор документов, а также правила заполнения и обработки каждого вида электронных документов. Разработаны механизмы и маршруты согласования договоров и служебных записок, автоматически подстраивающиеся в зависимости от вида и содержания этих документов. Настроено разграничение прав доступа к документам в системе в соответствии с функциями и статусами сотрудников. Для обеспечения необходимого уровня конфиденциальности создан механизм хранения и обработки отдельных пунктов поручений и выписок из протоколов различных Советов и Комитетов холдинга, который позволяет давать сотрудникам доступ не ко всей информации протокола, а выборочно - только к тем пунктам, которые содержат задачи, поставленные этим сотрудникам.
Единая технологическая платформа решения "1С:Документооборот 8" и ERP-систем на базе "1С:Предприятия 8", использующихся в компании, позволила выполнить бесшовную интеграцию смежных бизнес-процессов. Из ERP-систем 1С в "1С:Документооборот" передаются данные, необходимые для оперативного оформления сделок с контрагентами. А из "1С:Документооборота 8" в ERP-системы 1С возвращаются данные по согласованным и заключенным сделкам для дальнейшей обработки и контроля.
Ключевые итоги проекта:
· Документооборот предприятия теперь ведется по единым корпоративным стандартам в единой системе. Унифицированы процедуры формирования, обработки и согласования документов. Благодаря настроенным правилам доступа, а также правилам работы с документами пользователь лишен возможности совершить не регламентные действия. Систематизированы виды договоров и дополнительных соглашений. Внедрена единая система нумерации договоров холдинга с учетом сложной филиальной структуры. Теперь любой договор вместе с отсканированным оригиналом можно найти в базе за считанные секунды.
· Система документооборота интегрирована с ERP-системой. Информация о закупках, по которым нужно заключить договора, передается в систему электронного документооборота автоматически в виде проекта договора. В результате ускорилось оформление и закрытие сделок с поставщиками, появилась возможность более оперативно заключать договора и проводить срочные закупки.
· Для всех сотрудников установлены единые нормы времени выполнения тех или иных операций с документами. Руководство в онлайн-режиме получает статистику выполнения задач по сотрудникам. При этом всегда можно отследить сроки и объемы выполненных работ. Это помогло усилить контроль исполнительской дисциплины сотрудников и обеспечило своевременное выполнение поручений руководства.
· Организовано безопасное хранение и обработка конфиденциальных пунктов поручений и выписок из протоколов совещаний Комитетов и Совета директоров группы компаний. Настроено строгое разграничение прав доступа сотрудников к работе с этими данными. Это помогло обеспечить высокий уровень конфиденциальности данных для исполнителей отдельных пунктов поручений.
В результате была создана централизованная система формирования, согласования, обработки и хранения документов, в которой в настоящее время работают все офисные сотрудники и руководство холдинга. Всего автоматизировано 3000 рабочих мест в одной информационной базе.
На сегодняшний день это одно из крупнейших внедрений «1С:Документооборота» в России. Проект был удостоен звания «Проект года 2014» по версии Global CIO. А фирма 1С выразила благодарность компании Софт-портал за успешное внедрение флагманского продукта.
