+7 (495) 10-59-777

Часто задаваемые клиентами вопросы

вопросы.jpg

  1. Существует ли демоверсия "1С:Документооборота 8" для самостоятельного ознакомления?
  2. Какая документация есть по "1С:Документообороту 8"?
  3. Как организовать загрузку в программу бумажных документов, например архива договоров за прошлый год?
  4. Наша организация уже является пользователем решений на платформе "1С:Предприятие 8", и у нас имеются лицензии на "1С:Предприятие 8". Можем ли мы их использовать для работы пользователей с "1С:Документооборотом 8"?
  5. Участвуют ли отсканированные документы в полнотекстовом поиске?
  6. Есть ли поддержка версий документов? Какой уровень вложенности версий поддерживается?
  7. Как организован контроль исполнения документов и поручений?
  8. Каким образом организована защита информации в "1С:Предприятии 8.2" при удаленном подключении к базе через Интернет или использовании web-сервисов? Какие технологии используются?
  9. Есть ли в "1С:Документообороте 8" средства разбора спорных ситуаций при подписании документа, например, когда сотрудник утверждает, что подписал совсем другую карточку документа или вообще не подписывал данный документ.

   

1. Существует ли демоверсия "1С:Документооборота 8" для самостоятельного ознакомления?

Да, есть возможность самостоятельно познакомиться с программой "1С:Документооборот 8" при помощи полнофункциональной демонстрационной информационной базы, доступной в режиме онлайн на официальной страницеhttp://v8.1c.ru/doc8/demo/.

Кроме того, в разделе официального сайта "1С", посвященном "1С:Документообороту 8" (http://v8.1c.ru/doc8), можно найти дополнительные материалы по продукту.


2. Какая документация есть по "1С:Документообороту 8"?

Традиционно все решения, и "1С:Документооборот 8" не исключение, снабжаются описанием конфигурации, содержащей инструкции по установке и началу работы в системе, а также описанием механизмов конфигурации.

Встроенная справка поможет пользователям сориентироваться в назначении тех или иных объектов непосредственно по месту использования. Некоторые вспомогательные материалы можно найти на http://v8.1c.ru/doc8.

Дополнительные статьи по конфигурации "Документооборот" наряду с документацией по технологической платформе "1С:Предприятие 8" в электронном виде и статьями по другим решениям фирмы "1С" ежемесячно публикуются и обновляются на дисках Информационно-технологического сопровождения и на сайте ИТС-онлайн (http://its.1c.ru), доступ к которому может получить любой подписчик ИТС.

3. Как организовать загрузку в программу бумажных документов, например архива договоров за прошлый год?

Рекомендуется следующая последовательность действий:

  • Вручную создать карточки внутренних документов, заполнив в них поля: Корреспондент, Сумма, срок действия и пр.
  • Затем для каждой карточки распечатать штрихкод на наклейке (штрихкод автоматически присваивается системой каждой карточке) и наклеить его на первую страницу каждого договора (состоящего из одного или нескольких листов бумаги). Или же распечатать штрихкод на пустом листе, и положить такой лист в начало пачки листов каждого договора.
  • После этого выполнить потоковое сканирование, при котором сканы бумажных документов автоматически прикрепляются к заранее заведенным карточкам.
Ниже приведена примерная оценка выигрыша от использования потокового сканирования:
Исходные данные:

  • 30 секунд - сканирование страницы на планшетном сканере (включая время на то, чтобы положить лист в сканер и забрать его оттуда)
  • 5 секунд – потоковое сканирование страницы (средний потоковый сканер)
  • 120 секунд – зарегистрировать Входящий или Внутренний документ и распечатать штрихкод, затем лист со штрихкодом добавить к листам входящего или внутреннего документа.
  • 8 часов в день рабочее время (без обедов, перерывов и пр)  8*60*60= 28800 сек

Вывод:

  • За рабочий день один делопроизводитель успеет зарегистрировать 240 карточек документов
  • Пусть каждый документ в среднем состоит из 2-х страниц (т.е. всего 480 листов бумаги)
  • Если их сканировать вручную, то на это уйдет еще 4 часа
  • При потоковом сканировании это займет 40 минут работы сканера, т.е. выигрыш за день составит 3 часа 20 минут.

   

 4. Наша организация уже является пользователем решений на платформе "1С:Предприятие 8", и у нас имеются лицензии на "1С:Предприятие 8". Можем ли мы их использовать для работы пользователей с "1С:Документооборотом 8"?

Да, если у вашей организации уже имеется необходимое число клиентских лицензий, то для работы пользователей с программой "1С:Документооборот 8" следует приобрести только основную поставку "1С:Документооборота 8".

Если вы используете клиент-серверный вариант информационной базы и у вас уже имеется лицензия на сервер приложений "1С:Предприятия 8", то, приобретя только основную поставку "1С:Документооборота 8", вы можете развернуть информационную базу "1С:Документооборота 8" на этом сервере приложений.

Необходимость приобретения дополнительных лицензий на СУБД определяется условиями лицензирования используемой вами СУБД.


5. Участвуют ли отсканированные документы в полнотекстовом поиске?

Да, если отсканированный документ распознан, то он будет участвовать в полнотекстовом поиске. Если документ не распознан и загружен в "1С:Документооборот 8" как изображение, то полнотекстовый поиск будет осуществляться только по содержимому метаданных документа (по его реквизитам).


6. Есть ли поддержка версий документов? Какой уровень вложенности версий поддерживается?

"1С:Документооборот 8" поддерживает работу с версиями файлов и документов:

  • При помещении измененного файла в "1С:Документооборот 8" автоматически создается его новая версия. При этом в программе фиксируется автор версии, дата и время ее создания, краткое описание внесенных изменений. Существует возможность работы с любой из версий файла. Для файлов популярных офисных форматов поддерживается сравнение версий. Количество хранимых версий неограниченно. При необходимости для некоторых файлов можно запретить хранение версий.
  • При изменении реквизитов документа информация об этом событии записывается в специальный журнал, который позволяет выполнить сравнение нескольких версий.


7. Как организован контроль исполнения документов и поручений?

Контроль исполнения документов и принятых решений бывает двух видов:

  • контроль результатов исполнения (контроль исполнения по существу);
  • контроль сроков исполнения.

Контроль исполнения по существу – это оценка, насколько правильно, полно выполнена поставленная задача. Такой контроль обычно осуществляет работник, достаточно компетентный для того, чтобы оценить соответствие достигнутого результата поставленной в поручении задаче.

Контроль срока исполнения состоит в отслеживании сроков активных поручений. Обычно осуществляется в крупной организации подразделением ДОУ, в небольшой организации – секретариатом или секретарем.

Система "1С:Документооборот 8" позволяет выполнять оба вида контроля.

Для осуществления контроля исполнения по существу в процессах "Поручение" и "Исполнение" помимо полей для указания исполнителей предусмотрено поле "Проверяющий".

Если оно заполнено, то после завершения своей задачи исполнителями проверяющему автоматически формируется задача "Проверить исполнение". В рамках данной задачи проверяющий оценивает полноту и правильность результата исполнения поручения. В случае, если результат выполнения не соответствует поставленной задаче, проверяющий имеет возможность вернуть поручение назад исполнителю на доработку.

Для осуществления контроля срока исполнения в процессах "Поручение" и "Исполнение" помимо полей для указания исполнителей предусмотрено поле "Контролер".

Если оно заполнено, то одновременно с задачами для исполнителей формируется задача для контролера "Контролировать исполнение".

Таким образом, контролер видит в списке своих задач, исполнение каких поручений ему требуется контролировать.

При истечении срока исполнения задача контролера также становится просроченной, что сигнализирует контролеру о нарушении сроков исполнения и о необходимости соответствующих действий.

Как только исполнители завешают свои задачи, задача контролера также автоматически завершается.

В программе "1С:Документооборот 8" также предусмотрен сводный контроль поручений с помощью отчетов. Например, отчет "Справка об исполнительской дисциплине" позволяет по каждому сотруднику получить количество выполненных в срок, выполненных не в срок, не выполненных и просроченных задач.


8. Каким образом организована защита информации в "1С:Предприятии 8.2" при удаленном подключении к базе через Интернет или использовании web-сервисов? Какие технологии используются?

При подключении через Интернет к базе "1С:Предприятия" через веб-сервер (веб-клиентом или тонким клиентом) поддерживается защищенный протокол https. Работа с web-сервисами также может быть организована через защищенное соединение.





9. Есть ли в "1С:Документообороте 8" средства разбора спорных ситуаций при подписании документа, например, когда сотрудник утверждает, что подписал совсем другую карточку документа или вообще не подписывал данный документ.
Для разбора подобных спорных ситуаций рекомендуется использовать следующие возможности "1С:Документооборота 8":
  • Если сотрудник утверждает, что не подписывал данный документ, то воспользуйтесь протоколами работы пользователей и проверьте следующее:
    • Откройте карточку документа.
    • На закладке "ЭП" найдите сертификат сотрудника (есть ли среди них сертификат данного пользователя).
    • Перейдите по ссылке Протокол работы (в Панели навигации) и найдите событие "Подписание ЭП" для данного сотрудника.
  • Если сотрудник утверждает, что карточка документа была изменена уже после того, как он ее подписал:
    • Откройте карточку документа.
    • На закладке "ЭП" найдите подпись сотрудника и выполните проверку ЭП. Если подписи верны - значит защищаемые подписью поля карточки документа ("Наименование" и "Краткое содержание") - именно те, что и были подписаны ЭП, и не были изменены после подписания.
    • Проверку ЭП можно выполнить также для файлов, приложенных к документу, и для виз согласования.

Не нашли ответ на свой вопрос? Задайте его на нашем форуме



Rambler's Top100 Rambler's Top100 Яндекс цитирования