+7 (495) 10-59-777

1С:Документооборот 8        
Ключевые возможности

Программный продукт "1С:Документооборот 8", разработанный на новой технологической платформе "1С:Предприятие 8.3", является преемником программного продукта "1С:Архив 3", который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначен для автоматизации документооборота.   
"1С:Документооборот 8" позволяет: 
  • упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
  • сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
  • повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.
"1С:Документооборот 8" не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.

"1С:Документооборот 8" в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

        • централизованное безопасное хранение документов,
        • оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
        • регистрация входящих и исходящих документов,
        • просмотр и редактирование документов,
        • контроль версий документов,
        • работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,
        • полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
        • коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,
        • маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,
        • автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,
        • учет и контроль рабочего времени сотрудников.

        Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам.

        Cледование требованиям российского законодательства и национальных стандартов

        Законы, ГОСТы и другие методические материалы, которым соответствует "1С:Документооборот 8" или которые учитывались при разработке:


        1С:Документооборот 8ПРОФКОРП
        ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
        Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены приказом Росархива от 23.12.2009  № 76
        Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных".
        ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Делопроизводство и архивное дело – Термины и определения"
        Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".
        ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010 "Информационная технология. Формат Open Document для офисных приложений (OpenDocument) v1.0". Идентичен ISO/IEC 26300:2006 Information technology – Open Document Format for Office Applications (OpenDocument) v1.0
        ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документами. Общие требования". Идентичен ISO 15489-1:2001 Information and documentation. Records management. General
        Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"
        Постановление Правительства от 15.06.2009 № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"
        Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
        Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27.04.1988. Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33
        ГОСТ Р 52294–2004 "Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения".
        RFC 2315 – PKCS #7: Cryptographic Message Syntax Version 1.5
        RFC 2311 S/MIME Version 2 Message Specification
        ГОСТ Р 53898-2010 "Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению".
        Постановление Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 № 754 г. Москва "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота"
        ГОСТ ИСО/МЭК 15420-2001 – Автоматическая идентификация. Кодирование штриховое. Спецификация символики EAN/UPC (ЕАН/ЮПиСи).
        Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации № 221 от 02.09.2011 "Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения"

        "1С:Документооборот 8" поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет с использованием веб-браузеров или тонкого клиента.

         

        Приобретение и обновление

        Условия приобретения продукта указаны в информационном выпуске № 11227. Текущие цены указаны в прайс-листе.

        "1С:Документооборот 8" развивается. Зарегистрированные пользователи могут обновить программу самостоятельно или через партнеров фирмы "1С".


        Делопроизводство

        "1С:Документооборот 8" позволяет вести учет официальных документов предприятия.  Принципы учета, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике. 

        Типы документов

        Работа ведется с тремя типами документов:

        • входящие
        • исходящие
        • внутренние

        К документу любого типа можно присоединить один или несколько файлов (например, фотографии, отсканированное изображение бумажного документа)..

        Входящие документы

        В программе предусмотрена возможность регистрации входящих документов как от юридических, так и от физических лиц, в соответствии с отечественными традициями делопроизводства и действующими ГОСТами.

        Стандартная схема обработки входящего документа:

        • Первичная регистрация входящего документа
        • Рассмотрение
        • Исполнение

        Исходящие документы

        Исходящий документ может создаваться как сам по себе, так в ответ на входящий документ. Присвоение регистрационного номера исходящему документу выполняется секретарем после того, как документ согласован и утвержден ответственным лицом. После записи исходящего документа, являющегося ответом на входящий, у входящего документа автоматически устанавливается пометка Отправлен ответ.

        Стандартная схема обработки исходящего документа:

      • Создание исходящего документа
      • Согласование исходящего документа
      • Утверждение исходящего документа
      • Регистрация исходящего документа

        Входящие и исходящие документы автоматически связываются в цепочки.

        Внутренние документы

        Внутренними документами называются организационно-распорядительные и информационно-справочные документы официального характера – приказы по основной деятельности, документы кадрового делопроизводства, служебные записки и т. д. Присвоение регистрационного номера внутреннему документу выполняется секретарем или другим ответственным лицом после согласования и утверждения.

        Виды документов

        Вид является важной характеристикой документа. Он определяет:

        • нормативный срок исполнения документов
        • маршруты обработки документов
        • правила формирования регистрационного номера

        В программе ведутся отдельные списки видов для входящих, исходящих и внутренних документов.

        Нумерация документов

        В "1С:Документообороте 8" поддерживается гибкая система генерации регистрационных номеров документов в зависимости от даты, вида документа, корреспондента (для входящих и исходящих документов) и подразделения. Каждому виду документов может быть назначен свой собственный нумератор.

        Карточка документа

        На новый документ автоматически заводится учетно-регистрационная карточка. Пользователь может самостоятельно настроить внешний вид карточки и набор ее полей для каждого вида документа. Дополнительные поля можно как добавлять, так и удалять. Карточка документа может быть выведена на печать.


        С помощью карточки любого входящего или исходящего документа можно ознакомиться со всей историей переписки по корреспондентам.

        Дополнительные свойства

        Дополнительные свойства (реквизиты и сведения) настраиваются администратором либо пользователем, ответственным за нормативно-справочную информацию. Возможна индивидуальная настройка дополнительных свойств для каждого типа (входящие, исходящие, внутренние) или вида документа. Для привязки свойств к данным используются наборы свойств.

        Пример настройки дополнительных свойств: можно отметить актуальность и добавить особые отметки для внутренних документов вида "Информационно-справочный".

        Прочие возможности

        • В программе поддерживается учет обращений граждан. При этом предусмотрены настройки, позволяющие ограничить доступ сотрудников к входящим документам и  персональным сведениям о физических лицах.
        • Внутренние документы хранятся в структуре папок, которая используется для упорядочивания документов и ограничения прав доступа к ним.

        Автоматизация бизнес-процессов

        Бизнес-процесс – это устойчивая последовательность действий сотрудников организации. Автоматизация таких последовательностей упорядочивает работу и значительно ускоряет выполнение конечной задачи.

        В программе "1С:Документооборот 8" реализованы бизнес-процессы следующих видов:

        • Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа. При этом непосредственно в процессе рассмотрения должностное лицо может вынести текстовую резолюцию или отправить документ на исполнение или ознакомление.
        • Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку, контролеру и проверяющему для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
        • Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами или отправки на повторное согласование. Поддерживаются такие варианты согласования, как:
          • параллельное;
          • последовательное;
          • смешанное (параллельное и последовательное), в том числе и с учетом условий маршрутизации.
        • Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору процесса для ознакомления с результатом утверждения.
        • Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
        • Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
        • Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.
        • Приглашение: с помощью этого процесса можно направить приглашения участникам совещания и получить их ответы.
        • Обработка входящего документа: автоматизирует полный цикл обработки входящего документа – рассмотрение, исполнение, списание в дело.
        • Обработка исходящего документа: автоматизирует полный цикл обработки исходящего документа – согласование, утверждение, регистрация.
        • Обработка внутреннего документа: автоматизирует полный цикл обработки исходящего документа – согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение, исполнение, списание в дело.
        • Комплексный процесс: позволяет настроить произвольный маршрут обработки документа, состоящий из отдельных этапов.

        Каждый бизнес-процесс по мере прохождения этапов создает задачи, адресованные определенным пользователям. Так, например, бизнес-процесс Поручение сначала сформирует задачуВыполнить поручение для исполнителя, а после того, как исполнитель зафиксирует выполнение этой задачи, – задачу Проверить выполнение для инициатора бизнес-процесса.

        Можно назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждении роли Директор, и программа автоматически передаст соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль – самому директору или его заместителю. Также задачу можно адресовать пользователям, определяемым следующими автоподстановками:

        • Все руководители автора бизнес-процесса
        • Все подчиненные автора бизнес-процесса
        • Непосредственный руководитель автора документа
        • Все руководители автора документа

        Состав ролей уникален для каждого предприятия или учреждения и может меняться и настраиваться без остановки системы. При смене исполнителя роли задачи автоматически попадают на рабочий стол к новому исполнителю.

        Пользователь может в любой момент просмотреть список порученных ему задач в списке Мои задачи. Список автоматически загружается при запуске программы.


        Кроме того, пользователь может получить уведомление о необходимости выполнить задачу по электронной почте.

        Для каждого бизнес-процесса в программе заводится карточка, из которой пользователь может вызвать наглядную блок-схему бизнес-процесса. Выполнение этапов бизнес-процесса будет отражаться на блок-схеме. С ее помощью создатель бизнес-процесса в любой момент может выяснить, на каком этапе находится его выполнение и кто из сотрудников уже выполнил свою задачу, а кто нет. Ниже приведены карточка и типовая блок-схема бизнес-процесса Согласование.

        Новый бизнес-процесс, связанный с определенным документом, может быть создан на основании этого документа. Для бизнес-процессов каждого вида в программе предусмотрен отдельный список, например, список согласований:

        Для каждого вида бизнес-процесса можно настроить шаблон, который будет использоваться при создании новых бизнес-процессов. Шаблон бизнес-процесса содержит такие сведения, как:

        • маршрутизация
        • сроки
        • важность
        • наименование
        • описание и другие

        Например, шаблон бизнес-процесса Согласование договора может выглядеть следующим образом:

        В карточке вида документа можно указать перечень связанных с ним шаблонов бизнес-процессов. Этот перечень будет автоматически использоваться при создании новых бизнес-процессов на основании документов этого вида. В приведенном примере вид входящего документа Договор связан с приведенным выше шаблоном Согласование договора и двумя другими шаблонами – Утверждение договора (простое) и Регистрация договора:

        При создании бизнес-процесса на основании какого-либо входящего документа вида Договор пользователь сможет выбрать из этого списка подходящий шаблон.

        Для анализа хода выполнения бизнес-процессов в программе предусмотрен ряд отчетов, примеры которых приведены ниже.

        Отчет по бизнес-процессам (вариант Статистика по видам)

        Отчет по задачам (вариант Текущие задачи)

        Справка об исполнительской дисциплине



        Веб-клиент и электронная почта
        "1С:Документооборот 8" поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры. Это позволяет, например, подключить к работе клиентов или сотрудников, находящихся в данный момент вне офиса.
        Любой документ или файл "1С:Документооборота 8" можно отправить по электронной почте непосредственно из программы. При отправке входящих и исходящих документов почтовый адрес получателя подставляется автоматически из адреса соответствующего контактного лица или корреспондента.

        Также в программе поддерживается:

        • Загрузка входящих или внутренних документов,
        • Автоматическая привязка к корреспонденту по адресу почты,
        • Загрузка всех вложенных файлов.

        Зарегистрированные пользователи могут обновлять программу через Интернет.

        Механизмы "1С:Документооборота", которые не поддерживаются в веб-клиенте

        Встроенная почта

        • Автоматическое сохранение текстов писем
        • Отображение фотографий сотрудников
        • Автоподбор по первым символам при выборе адресата в исходящем письме
        • Вставка картинки из буфера в текст письма
        • Проверка орфографии

        Работа с файлами

        • В веб-клиенте требуется подтверждение при выполнении различных действий с файлами (открытие, сохранение на диск, редактирование и т.п.)
        • Если не установлено расширение работы с файлами, то при выполнении основных операций (открыть, редактировать, закончить редактирование) нужно вручную указывать, куда сохранить (откуда загрузить) файл
        • Извлечение текста файла на клиенте
        • Работа с рабочим каталогом файлов (без установленного расширения работы с файлами)
        • Открытие файлов в самой программе (mxl)
        • Открытие файлов *.dot, *.dotx, *.pot, *.potx, *.xlt, *.xltx, *.ott, *.stw, *.ots, *.stc, *.otp, *.sti
        • Сравнение версий файлов
        • Импорт файлов в список файлов и документов
        • Экспорт папок файлов
        • Импорт папок файлов
        • Перетаскивание (drag-n-drop) файлов из диска в программу
        • Автоматическое извлечение текстов (обработка)
        • Автоматическое распознавание изображений (обработка)
        • Загрузка файлов (обработка)
        • Автозаполнение шаблонов файлов *.doc
        • Групповое сохранение файлов документов

        Сканирование

        • Добавление файлов сканированием
        • Потоковое сканирование

        Штрихкодирование

        • Вставка штрихкода в файлы *.doc
        • Печать наклейки штрихкода
        • Печать штрикода, печать регистрационного штампа, сохранение штрихкода в файл

        ЭЦП

        • Работа с ЭЦП (без установленного расширения работы с криптографией)
        • Автоматическая проверка ЭЦП документов из СВД (обработка)

        Общее

        • Выполнение регламентных заданий в отдельном сеансе для файловой базы
        • Автообновление в списках
        • Загрузка классификатора банков с ИТС
        • Загрузка адресного классификатора
      • Rambler's Top100 Rambler's Top100 Яндекс цитирования