+7 (495) 10-59-777

Пример внедрения уникальной программы

В качестве примера внедрения уникальной программы на предприятии рассмотрим проект автоматизации Управления производственно-технологической комплектации. УПТК - филиал ГУП "Башкиравтодор", персонал составляет около 80 человек работающих. Основная функция - централизованное снабжение порядка 60 дорожно-строительных управлений - филиалов ГУП, расположенных в каждом районе Башкортостана. Централизованное снабжение, в котором участвуют также некоторые отделы ГУП, включает в себя сбор заявок филиалов, заключение договоров с поставщиками, заказ и доставку ТМЦ на склад и непосредственно потребителям, распределение ТМЦ между потребителями согласно сводных планов и заявок потребителей, оплату счетов поставщиков и выставление счетов филиалам.

В результате небольшого бесплатного обследования УПТК было подготовлено коммерческое предложение на автоматизацию. После внимательного изучения предложения Заказчиком (ДП "Инфодор" ГУП "Башкиравтодор") был подписан договор на разработку и внедрение уникальной конфигурации программы 1С:Предприятие. Целью разработки ставилась автоматизация функции управления централизованным снабжением филиалов ГУП "Башкиравтодор".

Работа по договору была разбита на четыре этапа - обследование предметной области, разработка технического задания, создание уникальной конфигурации для программы 1С:Предприятие и внедрение программы в работу в УПТК и ГУП.

Этап обследования

Работа по проекту началась с подготовки приказа по ГУП "Башкиравтодор" о проведении обследования. Приказ определил, в какие сроки будет проведено обследование, кто выступит в качестве экспертов со стороны заказчика, функции каких подразделений должны быть обследованы. В соответствии с приказом было проведено обследование функций начальника УПТК, отдела комплектации, планово-экономического отдела, отдела договоров, бухгалтерии УПТК. Кроме того, в процесс обследования были включены также производственный отдел, отдел главного энергетика, отдел главного механика и маркетинговый отдел ГУП "Башкиравтодор". Обследование отделов ГУП потребовалось потому, что функция централизованного снабжения в ГУП выполняется не только в УПТК. В отделах ГУП сосредоточены функции формирования потребности в ресурсах и контроль финансов, выделяемых на снабжение.

Обследование началось с изучения положений об отделах и должностных инструкций персонала. После этого были проведены устные консультации со специалистами и собраны образцы документов, обеспечивающих функцию централизованного снабжения. Особенное внимание было уделено бухгалтерии УПТК. В бухгалтерии, кроме документооборота, подробно изучались приказ об учетной политике, план счетов УПТК, состав регистров аналитического учета, состав и отражение хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

По результатам обследования специалистами отдела проектирования информационных систем был подготовлен отчет, который включал в себя:

  • модель документооборота "как-есть";
  • образцы первичных документов, названия которых содержатся в модели;
  • план бухгалтерских счетов "как-есть" с указанием регистров аналитического учета по каждому из счетов;
  • перечень всех хозяйственных операций с указанием первичных документов и корреспонденций бухгалтерских счетов;

Контекстная диаграмма полученной модели "как-есть" показана на рисунке.

Контекстная диаграмма полученной модели
Модель "как-есть" прошла несколько сеансов экспертизы в процессе разработки.
Экспертиза модели оказалась весьма полезной.
На самых ранних этапах экспертизы в модель были внесены существенные дополнения, связанные с большим разнообразием бизнес-процессов реального снабжения - через склад, транзитом автотранспортом, транзитом сыпучих материалов по железной дороге.
В процессе разработки модели было собрано и проанализировано свыше двухсот образцов документов.

В таблице приведен фрагмент плана счетов "как-есть" бухгалтерии УПТК.

Синтетический учет Аналитический учет
Код Наименование счета (субсчета) Акт./Пас. Количествен-ный учет Аналитика 1 Аналитика 2
01.1 Основные средства в производстве А - Мат.-отв. лица Инвентарная карточка
02.1 Износ основных средств в производстве П - Мат.-отв. лица Инвентарная карточка
08.4 Приобретение отдельных объектов ОС А - Инвентарная карточка
10 Материалы на складе УПТК А + Места хранения Карточка
10.1 Сырье и материалы А + Мат.-отв. лица Карточка
10.2 Покупные полуфабрикаты и комплектующие А + Мат.-отв. лица Карточка
10.3 Топливо А + Мат.-отв. лица Вид топлива
10.4 Тара и тарные материалы А + Мат.-отв. лица Карточка
10.5 Запасные части А + Мат.-отв. лица Карточка

При подготовке плана счетов "как-есть" выявилось, в частности, что счет 10 в бухгалтерии УПТК не является счетом-группой для субсчетов 10.1, 10.2 и т.д., а является субсчетом (ему можно было бы дать условный код 10.0), предназначенным для учета материалов, поставляемых филиалам через склад.

Ниже приводится пример описания хозяйственных операций по приходу товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на склад УПТК. Такие описания были выполнены для всех хозяйственных операций, выявленных в процессе обследования.

Диаграмма модели "как-есть" Хозяйственная операция Проводка Первичный документ
ДТ КР Описание суммы проводки
Приход материалов Приход материалов от вспомогательных производств 10…10.6 23.2,23.7 Стоимость учетная по калькуляции Приходный ордер, калькуляция
Приход материалов от подотчетного лица 10…10.6 71 Стоимость материалов без НДС Приходный ордер, авансовый отчет
Приход материалов от поставщиков 10…10.6 60 Стоимость материалов без НДС из счета-фактуры Приходный ордер, накладная поставщика,счет-фактура поставщика
19 60 Сумма НДС из счета-фактуры

Функциональная модель, план счетов и перечень хозяйственных операций были согласованы с Заказчиком. Бухгалтерами были подписаны каждая страница разработанных документов.

Анализ модели "как-есть" выявил частичное дублирование функций персонала ГУП и УПТК. В частности, выяснилось, что заявку поставщику может подготовить как отдел комплектации ГУП, так и отдел маркетинга УПТК. Все вопросы, которые могли иметь неоднозначное решение и сказались бы на разработке технического задания, были собраны в специальный отчет и представлены руководству Заказчика. Было проведено несколько совещаний, в которых приняли участие заместитель генерального директора ГУП по экономике, начальник УПТК, начальники отделов ГУП и УПТК. В результате по всем вопросам были получены решения, которые были закреплены в разработанном техническом задании.
Ниже приведен фрагмент таблицы, содержащей некоторые вопросы и решения, принятые руководством Заказчика.

Вопрос Решение
Кто пишет заявки поставщикам -УПТК или маркетинг? Если оба, то не противоречат ли они друг другу и как разделяются - по номенклатуре или по другому? Разделить подготовку заявок по номенклатуре (маркетинг - только запчасти)
Кто будет вводить разнарядки? Отделы ГУП
Включать ли в автоматизируемые функции УПТК сбор заявок филиалов, составление сводной заявки, составление плана товарооборота или предусмотреть автоматизацию этих функций в других отделах ГУП? Включить в автоматизируемые функции УПТК
Кто будет вводить приходные ордера - бухгалтерия или отдел комплектации? Отдел комплектации, чтобы обеспечить оперативность

Этап разработки технического задания

Для разработки технического задания специалистами отдела проектирования информационных систем были использованы подготовленный отчет об обследовании и сводная таблица решений по принципиальным вопросам.
Основу технического задания составила функциональная модель уникальной конфигурации 1С:Централизованное снабжение. Ниже показана диаграмма декомпозиции первого уровня модели. Контекстная диаграмма полученной модели
Модель охватила процессы планирования сводной годовой потребности для складского и транзитного товарооборотов, контроля заявок филиалов на получение ТМЦ, учета тендеров, договоров и дополнительных соглашений с поставщиками, распределения финансов по поставщикам, контроля заявок поставщикам на выделение ТМЦ, регистрации поступления ТМЦ на склад и по транзиту, формирования разнарядок на распределение ТМЦ, выписки доверенностей, ТТН, счетов, счетов-фактур, платежных поручений. Были предусмотрены оперативный и бухгалтерский учет расчетов с поставщиками и филиалами, а также учет ТМЦ на складе и в транзите.

Построенная модель позволила до разработки уникальной конфигурации и внедрения программы выявить перечень АРМов, необходимых для автоматизации процесса. Для каждого АРМа были четко определены его функции. Все эти функции были уточнены и согласованы с Заказчиком в процессе обсуждения модели на совместных совещаниях. Таким образом, именно на этапе разработки технического задания были заложены основы будущего успешного внедрения системы. Пользователи системы заранее узнали, как изменятся их должностные обязанности после внедрения системы и успели подготовиться к этому психологически.

В частности, специалисты отдела комплектации осознали, что каждое утро им придется начинать с ввода в информационную базу приходных ордеров, поступающих со склада. Такое решение приняло руководство УПТК, так как невозможно было автоматизировать удаленный склад из-за отсутствия надежной связи. Хотя нагрузка на работников отдела выросла, они с пониманием отнеслись к ситуации. Благодаря наличию электронных приходных ордеров стало возможным обеспечить контроль за процессом формирования разнарядок - теперь специалисты отделов ГУП уже физически не смогли бы распределить больше материалов, чем поступило на склад.

В процессе подготовки технического задания выявилось, что необходимо спроектировать около 130 новых отчетных форм, около 40 из которых незначительно отличались друг от друга. При этом специалисты Заказчика не были уверены, что это полный комплект, и в скором времени руководству не потребуются новые отчетные формы. Поэтому в техническое задание была включена разработка специального генератора отчетных форм, позволяющего получить как известные, так и новые отчеты. Генератор, для настройки которого не требуется программист, позволяет получать и сохранять описания новых форм, отличающихся составом и расположением реквизитов, а также фильтрацией и сортировкой записей. На рисунке ниже показана экранная форма генератора отчетов.

Форма генератора отчетов

Форма генератора отчетов

Остальные 90 форм отчетов были спроектированы на основании функциональной модели "как-будет", форм документов, входящих в отчет об обследовании, и модели данных.

Модель данных уникальной конфигурации, спроектированная в процессе подготовки технического задания, включила в себя описание атрибутов и связей более 200 информационных сущностей - справочников и документов. Тем не менее, грамотное разбиение модели на логические фрагменты - диаграммы - сделали ее вполне доступной для специалистов Заказчика.
На рисунке приведена часть одной из диаграмм модели данных. Диаграмма позволяет получить наглядное представление о составе атрибутов и связях достаточно простого документа - заявки отдела ГУП на ТМЦ.

Диаграмма модели данных

Информационная модель легла в основу спроектированных интерфейсов. В техническое задание были включены интерфейсы свыше 30 новых справочников и около 90 новых документов.
На рисунке приведены интерфейс и печатная форма документа "Заявка отдела".

форма документа Заявка отдела

форма документа Заявка отдела

Автоматизация УПТК совпала по времени с переходом организаций Российской Федерации на новый план счетов, утвержденный приказом Минфина от 31.10.2000 г. № 94н. Поэтому было принято решение разрабатывать план счетов, включаемый в техническое задание, с учетом перехода на новую нумерацию счетов. Такая разработка была выполнена совместно с главным бухгалтером УПТК на основе старого плана счетов УПТК, приказа Минфина и нового плана счетов, утвержденного ГУП "Башкиравтодор".
В таблице приведен небольшой фрагмент плана счетов УПТК "как-будет".

Код Наименование счета (субсчета) Кол Акт Субконто 1 Субконто 2
10 Материалы + А
10.0 Материалы на складе УПТК + А Номенклатура учетная Места хранения
10.1 Сырье и материалы + А Номенклатура учетная Мат.-отв. лица
10.2 Покупные полуфабрикаты и комплектующие + А Номенклатура учетная Мат.-отв. лица
10.3 Топливо + А Номенклатура учетная Мат.-отв. лица
10.4 Тара и тарные материалы + А Номенклатура учетная Мат.-отв. лица
10.5 Запасные части + А Номенклатура учетная Мат.-отв. лица
10.6 Прочие материалы и хозяйственный инвентарь на складе + А Номенклатура учетная Мат.-отв. лица
10.7 Прочие материалы и хозяйственный инвентарь в производстве + А Мат.-отв. лица Номенклатура учетная
10.8 Материалы, переданные на переработку + А Контрагенты Номенклатура учетная
10.9 Материалы, переданные на ответственное хранение + А Контрагенты Номенклатура учетная
90 Продажи АП
90.3 Продажи собственной продукции АП Виды товарооборота Ставки НДС
90.4 Продажа товаров и материалов АП Виды товарооборота Ставки НДС
90.6 Прочие продажи АП Виды товарооборота Ставки НДС
91 Прочие доходы и расходы АП
91.1 Проценты к получению и уплате АП
91.2 Доходы от сдачи имущества АП
91.4 Доходы и расходы от выбытия основных средств АП
91.5 Налоги, уплаченные по законодательству АП Налоги
91.6 Прочие внереализационные доходы и расходы АП Виды доходов и расходов

Интересно отметить, что план счетов "как-будет" изменился по сравнению с планом счетов "как-есть" не только потому, что был осуществлен переход на новую нумерацию счетов, но и потому, что одновременно были исправлены ошибки в бухгалтерском учете. В частности, у счета 10 появился новый субсчет 10.8, на котором стали учитываться материалы, переданные в переработку. До этого металл, отпущенный на завод с целью изготовлению ножей для бульдозеров, списывался с 10 счета, что искажало базу для расчета налога на имущество.
Еще более существенным изменениям подвергся перечень хозяйственных операций. Результаты обследования позволили новому главному бухгалтеру УПТК не только быстро ознакомиться с особенностями учета во вверенном ему подразделении, но и внести предложения по существенному дополнению перечня и содержания хозяйственных операций. Все предложения главного бухгалтера были учтены в техническом задании.

Описанная выше ситуация по переработке металла нашла следующее отражение в техническом задании в разделе описания хозяйственных операций "как-будет":

Диаграмма Операция Проводка Первичный (входной) документ Электронный документ
ДТ КР Описание суммы проводки
Передача материалов на переработку Материалы переданы на переработку 10.8 10.0 Сумма из накладной Накладная, счет Передача в переработку
Возврат материалов из переработки 10.0 10.8 Сумма из накладной * Накладная, счет Возврат из переработки
10.0 60.1 Стоимость услуг по переработке* Счет-фактура поставщика услуг
19.3 60.1 НДС по услугам за переработку

* Открывается одна карточка на общую стоимость приходуемых материалов (стоимость приходуемых материалов = стоимость материалов, переданных на переработку + стоимость услуг).

Аналогичные описания были подготовлены для более чем двухсот хозяйственных операций - всех, которые были ранее или планировались в будущем. Для каждой хозяйственной операции были явно определены первичный и электронный документ, на основании которого будут формироваться проводки.

И, наконец, в текстовой части технического задания были сформулированы общие требования к локальной вычислительной сети, серверу, рабочим станциям, системному и прикладному программному обеспечению. Для обеспечения функционирования уникальной конфигурации требовалось подключить к локальной вычислительной сети все отделы УПТК и часть отделов ГУП "Башкиравтодор". Установить на сервере сетевую операционную систему Windows 2000 advanced server. На рабочих станциях - систему Windows 98 SE. На сервере также требовалось установить MS SQL Server 2000 для обеспечения работы версии 1С:Бухгалтерия для SQL. Выбор версии был обусловлен большим количеством одновременно работающих в сети пользователей - более 10, и большим объемом операций по вводу документов.

Монтаж локальной вычислительной сети, приобретение и установку сервера, рабочих станций, системного и прикладного программного обеспечения взяли на себя специалисты дочернего предприятия "Инфодор" ГУП "Башкиравтодор". Все работы были выполнены с высоким качеством и в требуемый срок.
Пока Заказчик готовил сеть и компьютеры, специалисты отдела программирования и внедрения разработали на основании технического задания уникальную конфигурацию "1С:Централизованное снабжение".

Этап конфигурирования

На этапе конфигурирования программисты предприятия "Софт-портал" реализовали все требования, заложенные в техническом задании. В качестве основы для разработки уникальной конфигурации "1С:Централизованное снабжение" послужила компонента "Бухгалтерский учет" системы 1С:Предприятие.
В процессе конфигурирования было запрограммировано свыше 400 новых объектов метаданных - справочников, субконто, счетов, документов, обработок и отчетов. На рисунке ниже приведен фрагмент получившегося дерева метаданных.

фрагмент получившегося дерева метаданных

Разработанная уникальная конфигурация содержит настройку наборов прав и интерфейсов для 18 АРМов. Перечень автоматизированных рабочих мест, включенных в конфигурацию, приведен в таблице.

АРМ Использование
1 Администратор ДП "Инфодор"
2 Руководитель ГУП, УПТК
3 Секретарь УПТК
4 Планово-экономический отдел УПТК
5 Отдел договоров УПТК
6 Отдел комплектации УПТК
7 Группа инертных материалов УПТК
8 Оператор ТТН УПТК
9 Главный бухгалтер УПТК
10 Заместитель главного бухгалтера УПТК
11 Бухгалтер склада УПТК
12 Бухгалтер по расчету с поставщиками УПТК
13 Бухгалтер по расчету с получателями УПТК
14 Бухгалтер по учету доверенностей УПТК
15 Бухгалтер расчетного стола УПТК
16 Отдел маркетинга ГУП
17 Производственный отдел ГУП
18 Отделы - заказчики ТМЦ ГУП

Насколько сильно различаются интерфейсы АРМов, хорошо видно из следующей иллюстрации. Ниже показано содержание меню "Журналы документов" двух АРМов - бухгалтера склада и отдела комплектации.





Работы по конфигурированию были проведены отделом программирования и внедрения быстро и эффективно. Специалисты смогли полностью сосредоточиться на программировании, так как имели все необходимые для работы ресурсы. Ясное и полное представление о функциях, структуре данных, интерфейсе будущей конфигурации, содержащееся в техническом задании, позволило программистам:

  • Составить детальный план работы и обеспечить контроль за сроками и полнотой разработки;
  • Не отвлекаться на прояснение каких-либо вопросов у представителей Заказчика;
  • Создавать каждый программный модуль только один раз - без переделок и доработок.

Полученная конфигурация прошла тройное тестирование еще до установки у Заказчика. Прежде всего, каждый вновь разработанный объект метаданных был протестирован разработавшим его программистом. После того, как конфигурирование было закончено, к тестированию подключился отдел проектирования. Специалисты отдела проверили готовую конфигурацию на полноту и соответствие техническому заданию. Последнее, самое важное тестирование, провели специалисты по внедрению. Они разработали отдельные тестовые примеры для АРМов. На небольшом объеме тестовых данных проверялся весь технологический процесс функционирования АРМа - от ввода записей в справочники и документы до получения и распечатки отчетов. Все ошибки, обнаруженные на втором и третьем этапах тестирования, документировались в специальных протоколах тестирования. Тестирование повторялось до тех пор, пока не были устранены все выявленные ошибки.

И, наконец, на этапе конфигурирования были разработаны отдельные инструкции для всех АРМов. Каждая инструкция, разработанная совместно программистами и специалистами по внедрению, состоит из трех частей. В технологической части инструкции приведен общий порядок действий для пользователя АРМа. Во второй части инструкции описаны действия пользователя при вводе каждого элемента справочника или документа. И, наконец, в последней части инструкции описана последовательность действий для получения каждого отчета.

Ниже приведена выдержка из инструкции АРМа отдела комплектации по вводу документа "Приходный складской ордер".



Документ "Приходный ордер" предназначен для регистрации прихода материалов на склад.
Необходимо заполнить следующие реквизиты основной части документа (последовательно):

  1. Поставщик - выбирается контрагент по справочнику <Контрагенты>.
  2. Заявка поставщику - выбирается документ из журнала заявок поставщику, связанный с выбранным поставщиком, на его основе заполняются реквизиты "Договор" и "Доп. соглашение".
  3. Доверенность УПТК - выбирается документ из журнала доверенностей УПТК, связанный с выбранным поставщиком. По табличной части доверенности автоматически происходит заполнение табличной части приходного ордера.
  4. Вид товарооборота - по умолчанию выбрано "Склад".

Табличная часть документа заполняется на основании документа "Доверенность УПТК". Однако нельзя вводить в табличной части номенклатуру, не соответствующую указанной в спецификации договора. Если в документе "Доверенность УПТК" имеется номенклатура, не входящая в спецификацию договора, то выводится предупреждающее сообщение.
Далее заполненную автоматически табличную часть документа можно свободно редактировать. Однако, возможен ввод только той номенклатуры, которая указана в спецификации договора. Цена автоматически проставляется по спецификации, но может корректироваться.
Кнопка "Записать" производит сохранение документа только в случае правильного заполнения всех реквизитов документа. При записи проверяется заполнение номенклатуры в табличной части документа. Если выбранная номенклатура или ее количество не соответствует выбранной заявке поставщику, выводится предупреждающее сообщение, однако документ сохраняется.

Этап внедрения

Этап внедрения для любой системы является наиболее ответственным и сложным. На этом этапе происходит болезненная замена старой, но привычной технологии работы на более передовую, но непривычную. Нагрузка на пользователей на этапе внедрения вырастает в несколько раз. Приходится выполнять не только повседневные обязанности, но и значительный объем работ по первоначальному заполнению справочников и вводу остатков. Кроме того, грамотное внедрение требует вести параллельную работу по старой и новой технологиям хотя бы месяц. При этом появляется возможность сравнить результаты и повысить качество новой системы за счет своевременного выявления недоработок.
Организация этапа внедрения является ключевым фактором для успеха всего проекта в целом. Можно провести подробное обследование, написать качественное техническое задание, разработать самую совершенную программу - без внедрения вся эта работа пойдет в корзину. Мы гарантируем внедрение благодаря специальной процедуре обеспечения успешного внедрения. В основу этой процедуры положены простые принципы планирования и контроля.

Вот как происходило внедрение уникальной конфигурации "1С:Централизованное снабжение". Прежде всего, специалисты отдела программирования и внедрения подготовили приказ по ГУП "Башкиравтодор" о порядке внедрения системы. Приказ определил перечень мероприятий, сроки, исполнителей, обязанности и ответственность персонала Заказчика в процессе внедрения. Фактически приказ с приложениями стал детальным планом внедрения системы. Приводим его здесь практически полностью.

В целях организации работ по внедрению программного обеспечения бизнес-процессов планирования, организации и контроля функции снабжения УПТК ГУП "Башкиравтодор"

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Персоналу ГУП БАД пройти обучение использованию разработанной программы в срок до 18.12.2001г. согласно графика, представленного в Приложении 1.
  2. Начальнику отдела ОКиС (Латыпову Р.С.) принять разработанную программу автоматизации в опытную эксплуатацию в УПТК и ГУП БАД с 18.12.2001 г. по акту.
  3. Персоналу ГУП БАД, чьи рабочие места оснащены новой программой, обеспечить ежедневный ввод первичных документов и ведение учета в новой программе. Результаты работы персоналу регистрировать в индивидуальных "Журналах учета работы с программой". Замечания и пожелания по доработке программы персоналу регистрировать в индивидуальных "Журналах замечаний".
  4. Персоналу ГУП БАД провести опытную эксплуатацию программы в период с 18.12.2001 г. по 14.01.2002 г. в соответствии с графиком выполнения работ, представленном в Приложении 2.
  5. Персоналу ГУП БАД принимать участие в совещаниях по рассмотрению и устранению замечаний по внедрению и доработке программы в срок до 15.01.2002 г
  6. Начальнику отдела ОКиС (Латыпову Р.С.) по результатам опытной эксплуатации составить перечень необходимых доработок на основе индивидуальных журналов замечаний в срок до 16.01.2002 г. После устранения замечаний разработчиками программы принять программу в промышленную эксплуатацию по акту.
  7. Контроль над исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора по снабжению и общим вопросам Калимуллина С.М.

Генеральный директор Аминов Ш.Х.

Важно отметить, что приказ был подписан генеральным директором ГУП после того, как прошел согласование с каждым специалистом, участвующим в процессе внедрения. Согласование позволило специалистам внести свои предложения по составу и срокам выполнения работ. Благодаря процессу согласования с самого начала была создана доброжелательная атмосфера командной работы, позволившая в дальнейшем избежать множества проблем.
Разработанная уникальная конфигурация была установлена на более чем 20 рабочих мест. Обучение удалось сделать максимально быстрым и эффективным благодаря наличию индивидуальных инструкций для каждого рабочего места. Специалисты Заказчика учились выполнять только те функции, которые были для них четко определены заранее. Процесс обучения завершился принятием программы в опытную эксплуатацию по акту. В процессе обучения была решена одна из важнейших психологических проблем, мешающих внедрению. Людей пугает все незнакомое. После обучения программа перестала пугать пользователей, она стала знакомой.

Важнейшим фактором успеха любого процесса, наряду с его четким планированием и организацией, является обеспечение контроля. Контроль процесса внедрения уникальной конфигурации в ГУП "Башкиравтодор" был обеспечен специальными механизмами и процедурами контроля.
В качестве механизмов контроля выступили "Журнал учета работы с программой", "Журнал замечаний" и "Еженедельный сводный отчет о внедрении".

Еще в процессе обучения каждому пользователю были розданы индивидуальные 10-ти страничные "Журналы учета работы с программой" и "Журналы замечаний".
Ниже приведен пример записи в "Журнале учета работы с программой".

№ п/п Дата Что сделано (вид и кол-во документов, введенных в программу) Подпись пользователя Подпись специалиста по внедрению
11. 21.12.01 1 заявка отдела, 3 разнарядки Гуськов Иванова

Процедура контроля состояла в том, что специалисты отдела программирования и внедрения ежедневно, вместе с пользователями, регистрировали в этих журналах дату и объем фактически выполненной работы. Наличие подписей специалистов Исполнителя и Заказчика обеспечило высокую документальную достоверность фактов и исключило возможность пустых взаимных обвинений типа "Программа не работает" или "Пользователи не вводят информацию".

Наряду с журналами учета работы пользователи получили индивидуальные "Журналы замечаний". Эти журналы предназначались для учета всех замечаний пользователей, возникающих в процессе опытной эксплуатации программы.
Ниже приведен пример записи в "Журнале замечаний".

№ замечания Дата Место в программе, для которгого сделано замечание Суть замечания Решение по устранению или снятию замечания Дата устранения или снятия замечания Подпись пользова-теля об устранении замечания
17. 15.01 Справочник "Доп.соглашения" При открытии любого доп. соглашения выходят записи спецификации всех доп.соглашений Пользователю - нажать иконку "Режим вывода списка по группам" 16.01 Гуськов

Как видно из этого простого примера, не обязательно каждое замечание пользователя требует изменения в программе. Но каждое требует регистрации. Процедура контроля в данном случае состояла в том, что каждый день специалисты отдела программирования и внедрения обходили пользователей и просматривали журналы замечаний. Если замечание можно было устранить на месте, оно устранялось сразу же. Если же замечание требовало внесение изменений в конфигурацию, то соответствующая запись появлялась в графе "Решение". После этого копии страниц журналов с решениями по изменению программы поступали программистам. В минимально возможные сроки - обычно 1-2 дня - замечания устранялись и пользователи получали обновленную конфигурацию.
Наличие процедур регистрации работы пользователей и замечаний создали объективную основу для включения наиболее мощного и эффективного механизма обеспечения успешного внедрения - еженедельных производственных совещаний по процессу внедрения.
К каждому такому совещанию у руководства Заказчика специалисты отдела программирования и внедрения готовили "Еженедельный сводный отчет о внедрении". Основанием для заполнения отчета являлись Приложение № 2 к приказу о внедрении, определившее планируемые сроки и объемы работ пользователей, и описанные выше журналы, содержащие сведения о фактическом положении вещей.
Пример отчета приведен в таблице.

Пользователь Плановый объем работы в документах (записях) Фактический объем работы за неделю Замечания
Всего На неделю 13.01 14.01 15.01 16.01 17.01 Всего Всего Уже устранено
Гуськов 120 30 5 0 7 1 2 15 2 2
Сидоров 2000 500 30 0 150 110 20 310 17 11
...
Итого 3900 950 170 0 320 190 70 750 37 29

На совещаниях итоги, представленные в отчете, обсуждались в присутствии специалистов Исполнителя и Заказчика. Причины отставания выявлялись и вырабатывались меры по ускорению работы. Постоянное внимание руководства к процессу внедрения, безусловно, стимулировало коллектив к выполнению плановых работ. Кроме этого, такие рабочие совещания оказались прекрасным способом решения накопившихся проблем. В частности, на совещаниях в УПТК были рассмотрены и решены следующие вопросы:

  • Стимулирование работы служащих в выходные дни и по вечерам за счет предоставления отгулов после завершения процесса внедрения системы;
  • Приобретение и установка дополнительных компьютеров на отдельные рабочие места;
  • Подключение отдельных компьютеров к локальной вычислительной сети.

В процессе опытной эксплуатации были получены следующие результаты:

  • Заполнены все необходимые справочники - контрагентов, договоров, номенклатуры ТМЦ, сотрудников, материально-ответственных лиц и другие;
  • Введены остатки по всем бухгалтерским счетам;
  • Введены или выписаны все первичные документы за один календарный месяц - заявки, разнарядки, приходные ордера, счета, счета-фактуры, накладные и другие;
  • Получены и проверены все 130 предусмотренных техническим заданием форм отчетов - оперативных и бухгалтерских;
  • Устранены все замечания к программе, занесенные в журналы пользователями.

Все это позволило начальнику отдела ОКиС ГУП "Башкиравтодор" сделать вывод о том, что программа успешно прошла этап опытной эксплуатации. По завершении процесса опытной эксплуатации программа была принята в промышленную эксплуатацию, о чем был составлен и подписан "Акт приемки системы в промышленную эксплуатацию".

Результаты

О том, какой результат получил Заказчик, лучше всего скажет он сам. Ниже приведена выдержка из отзыва директора предприятия "Инфодор" о сотрудничестве с нами:

… Разработанная специалистами предприятия уникальная конфигурация программы 1С:Бухгалтерия функционирует в 15 отделах УПТК и ГУП "Башкиравтодор". Общее количество пользователей составляет 25 человек.
В УПТК и отделах ГУП автоматизированы все функции централизованного снабжения:

  • Планирование складского и транзитного товарооборота и сводной годовой потребности в ТМЦ;
  • Учет заключаемых с поставщиками договоров и дополнительных соглашений;
  • Учет текущих заявок филиалов;
  • Формирование и учет разнарядок на отпуск ТМЦ в филиалы;
  • Формирование и учет заявок поставщикам на отгрузку ТМЦ;
  • Учет движения и остатков ТМЦ на складе и в транзите;
  • Управление финансовыми ресурсами на оплату поставщикам;
  • Учет расчетов c поставщиками;
  • Учет расчетов с филиалами.

В бухгалтерии УПТК полностью автоматизирован бухгалтерский учет. Программой формируются все необходимые учетные регистры, главная книга и баланс. Особое внимание уделено автоматическому формированию себестоимости выпускаемой продукции (дорожных знаков и сигнальных столбиков).
В результате внедрения программы в ГУП "Башкиравтодор" и УПТК решен целый ряд проблем, связанных с управлением снабжением и ведением бухгалтерского учета. Особенно важной для руководителей стала возможность практически мгновенно получить любую справку по снабжению, вплоть до реквизита первичного документа, из единой базы данных. Автоматизация существенно усилила контроль за процессом приобретения и отпуска материалов, плановыми и фактическими ценами, позволила выполнять оперативный анализ остатков и движения ТМЦ. Организация выписки и ввода первичных документов в подразделениях, непосредственно выполняющих функции снабжения, существенно снизила нагрузку на бухгалтерию и повысила оперативность и достоверность учета …

Rambler's Top100 Rambler's Top100 Яндекс цитирования